Implementatiecoördinator

Coördineert de implementatie bij één of meerdere zorgaanbieders

Epic

Leverancier van het zorginformatiesysteem Epic

Zorgaanbieder, met invulling van de volgende rollen:

• Informatiearchitect

• Projectleider

• Tekenbevoegd persoon

• CISO

• Chief Privacy Officer

• Functionaris gegevensbescherming

• Functioneel applicatiebeheerder

• Technisch applicatiebeheerder

• Netwerkbeheerder

• Systeembeheerder

• Raad van Bestuur

De zorgaanbieder is in dit geval het ziekenhuis:

• Algemeen aanspreekpunt voor de implementatiecoödinator

• Projectleider ziekenhuis

• Rol bij zorgaanbieder die bevoegd is om te tekenen van contracten/offertes e.d.

• Juridisch

• Juridisch

• Juridisch

• Techniek

• Techniek

• Techniek

• Techniek

• Bestuur

HINQ

• Leverancier infrastructuur gegevensuitwisseling

• Leverancier Convertor

Regionaal implementatie-ondersteuner

Medewerker van landelijk programmabureau die beschikbaar is voor vragen van regionaal projectleider

Regionaal projectleider

Eindverantwoordelijk voor de implementatie

Support

Ondersteuning van eindgebruikers in eerste fase na livegang. Dit onderdeel kan per partnerschap verschillen en is afhankelijk van de gemaakte keuzes rondom bijv. een helpdesk

Trainer

Trainer van het regionaal partnerschap die instructies kan geven aan zorgverleners. Dit onderdeel is afhankelijk van het uitrolplan van het partnerschap en de gemaakte keuzes voor het instrueren van eindgebruikers

UZI register

Uitgever van UZI-servercertificaten, benodigd voor veilige communicatie

Zorgverlener

Eindgebruiker(s) van het te implementeren proces

1. Voorbereiding

[X weken]

1.1 Informeren projectleider ziekenhuis [X weken]

• Projectleider ziekenhuis wordt geïnformeerd over de implementatieplanning door de implementatiecoördinator

Implementatiecoördinator

• Geen

• Projectleider os geïnformeerd over de te ondernemen stappen

1.2 Projectleider informeert zorgverleners [X weken]

• Door implementatie veranderd het zorgproces. Projectleider betrekt zorgverleners hierbij om plan op te stellen voor het 'nieuwe' zorgproces.

Projectleider zorgaanbieder

• Activiteit 1.1

• Benodigde zorgverleners zijn door projectleider geïnformeerd en worden betrokken bij het schrijven van het projectplan

2. Projectplan opstellen

[X weken]

2.1 Informeren en opvragen offerte Epic [X weken]

• Informeren Epic over implementatieproces

• Opvragen offerte Epic voor implementatie. Het gaat hier om zowel de eenmalige kosten als structurele kosten

Note:
1. Huidige contracten/SLA moet worden aangepast. Hiervoor moet ook tijd ingepland worden
2. Afhankelijk van de afspraken tussen de zorgaanbieder en Epic dient er ook rekening te worden gehouden met begeleiding

Projectleider Zorgaanbieder, Epic

• Activiteit 1.1

• Epic is geïnformeerd over implementatie

• Offerte is opgevraagd bij Epic

• Offerte is opgenomen in jaarplan

2.2 Testplan opstellen [X weken]

• De projectleider stelt een testplan op. Het testplan geeft (minimaal) het volgende weer:

  • Wat wordt er getest

  • Wanneer wordt er getest

  • Door wie wordt er getest

  • Hoeveel uren zijn hiervoor nodig

  • Welke testen worden uitgevoerd.

Note: Deze stap lijkt erg vroeg in het proces opgenomen. Echter, in de volgende fase wordt het projectplan en bijbehorende onderdelen uitgevoerd. Testen is daar één van.

Projectleider Zorgaanbieder, Applicatiebeheerder

• Activiteit 1.1

• Het testplan is opgenomen in het projectplan

2.3 Benodigde offertes opvragen en kosten opnemen in plan [X weken]

• HINQ basisinfrastructuur

  • Projectleider maakt inventarisatie van betrokken zorgverleners binnen het proces

    • Benodigd voor lidmaatschapsovereenkomst zorgspecialisten

Projectleider Zorganbieder, HINQ

• Activiteit 1.1

• HINQ basisinfrastructuur is opgevraagd en opgenomen in het projectplan

2.4 Plan opstellen voor benodigde trainingen [X weken]

• Training Epic i.r.t. het proces Publiceren

Note: Dit proces kan in de toekomst veranderen. Dit betekend dat dit proces aan aanpassingen onderhevig is.

Projectleider Zorgaanbieder, Zorgverleners, Trainer

• Activiteit 1.1

• Benodigde training(en) is opgenomen in projectplan

2.5 Invulling zorgproces

• Wat zijn de gevolgen voor het zorgproces door implementatie van de processen Publiceren en Raadplegen

Projectleider Zorgaanbieder, Zorgverleners

• Activiteit 1.1

Zorgverleners hebben samen met de projectleider een nieuwe invulling voor het proces opgenomen

2.6 Bemensen rollen en tijdsinvestering opmaken [X weken]

• Invullen alle rollen zoals benoemd in paragraaf 4 onder 'Zorgaanbieder (met invulling van de volgende rollen')

• Informeren RvB over implementatieproces (moet akkoord geven)

• Een indicatie voor de tijdsinvestering:

  • Zorgaanbieder:

    • functioneel applicatiebeheerder: 40 uur

      • Configuratie Epic

      • Gebruikersacceptatietest

      • Testen proces Publiceren d.m.v. HINQ infrastructuur

    • (Informatie)Architect/projectleider: 40 uur

      • Project leiden

    • Zorgverleners: 16 uur

      • Gebruikersacceptatietest (4 uur)

      • Zorgproces inrichten (afhankelijk van tijdsinvestering van zorgaanbieder)

    • Juridica (Voor o.a. (D)PIA : 16 uur

      • CISO

      • Functionaris gegevensbescherming

      • Privacy Officer

    • Tekenbevoegd persoon

      • Ondertekenen offertes

  • Leverancier Epic

Note: Bovenstaande indicatie betreft een (bijna) foutloos traject. Bij fouten/vertragingen veranderd ook de doorlooptijd. Houdt er rekening mee dat o.a. testen hiermee ook verschoven wordt.

Projectleider zorgaanbieder

• Activiteit 1.1

• Alle benodigde personen opgenomen in projectplan

• Alle rollen zijn ingevuld

• Tijdsinvestering per persoon opgenomen in projectplan

• Eigenaarschap bekend

2.7 Check benodigde certificaten [X weken]

• Indien nieuwe certificaten nodig zijn dan opnemen in plan

Note: Controleer ook de geldigheid van de certificaten zodat hier tijdens de implementatie geen problemen door ontstaan

Projectleider Zorgaanbieder, Netwerkbeheerder

• Activiteit 1.1

• Benodigde acties voor certificaten opgenomen in projectplan

3. Inrichten afspraken en uitvoeren plan

[X weken]

3.1 Budgetinvestering [X weken]

• CISO, FG’er en Privacy Officer geven oordeel over projectplan

• Akkoord Business case (eerder opgesteld projectplan) door RvB

Note: deze activiteit heeft overlap met activiteit 2.1

Projectleider zorgaanbieder, RvB, Zorgaanbieder

• Fase 2

• Akkoord op projectplan door CISO, FG’er en Privacy Officer

Activiteit 3.2 Inplannen en informeren [X weken]

• Informeren van de benodigde personen voor uitvoering van implementatie (zoals omschreven in activiteit 2.6

  • Voor zorgverleners is de volgende informatie beschikbaar:

    • Brochure zorgverleners (##LINK##)

• Inplannen training Epic i.r.t. proces publiceren (zoals omschreven in activiteit 2.4)

  • De Zorgaanbieder is verantwoordelijk voor het uitnodigen van zorgverleners voor de geplande trainingen

• Inplannen van de gebruikersacceptatietest (behorende bij activiteit 2.2 - testplan opstellen)

Note: de brochure betreft algemene informatie die mogelijk kan afwijken van de gemaakte keuzes binnen het partnerschap. Pas of vul de brochure aan met informatie die relevant is binnen het partnerschap

Projectleider zorgaanbieder, Trainer

• Activiteit 3.1

• Zorgverleners zij op de hoogte van de inhoud en proces

• Er is tijd ingepland voor de eindgebruikerstraining

• Zorgverleners zijn uitgenodigd door de Zorgaanbieder

• Er is tijd ingepland voor de gebruikersacceptatietest

3.3 Inrichten zorgproces (afhankelijk van de tijdsinvestering van de Zorgaanbieder) [X weken]

• Deze activiteit is een vervolg op de invulling van het zorgproces zoals omschreven in het projectplan

• Door het proces Publiceren kan het zorgproces veranderen i.c.m. het proces Raadplegen (andere handleiding) is een van de aspecten dat er meer tijd vrij komt.

Projectleider Zorgaanbieder, Zorgverleners

• Activiteit 3.1

• Het uiteindelijk te bereiken doel wordt per zorgaanbieder/organisatie bepaald

3.4 Provacy Impact Assessment (PIA) en Data Protection Impact Assessment (DPIA) [X weken]

• Vragenlijsten voor PIA en DPIA worden voor elke leverancier opgesteld door CISO, FG’er en Privacy Officer

• Leverancier(s) vullen vragenlijsten in

• CISO, FG’er en Privacy Officer beoordelen PIA en DPIA per leverancier en geven akkoord

CISO, FG’er, Privacy Officer

• Activiteit 3.1

PIA en DPIA ingevuld door leveranciers en akkoord bevonden door CISO, FG’er en Privacy Officer

3.5 Instelling certificaten indien nodig [X weken]

• Netwerkbeheerder controleert of de juiste en geldige certificaten in gebruik zijn voor de koppeling tussen het bronsysteem en HINQ

Note: Indien in activiteit 2.7 is vastgesteld dat alle certificaten juist en geldig zijn kan deze stap overgeslagen worden

Netwerkbeheerder

• Activiteit 3.1

• Juist en geldige certificaten zijn in gebruik

3.6 Ondertekenen offerte en contracten/SLA Epic [X weken]

• Ondertekenen offerte Epic

• Ondertekenen contract en (uitgebreide) SLA Epic

Tekenbevoegd persoon

• Activiteit 3.1

• Contracten met Epic zijn ondertekend. SLA is uitgebreid waar nodig

4. Inrichten techniek acceptatieomgeving

[X weken]

4.1 Configuratie van het zorginformatiesysteem Epic

5. Uitvoeren controle

[X weken]

5.1 Intern testtraject [X weken]

• Het interne testtraject wordt gebruikt om het hele proces rondom Publiceren en de applicaties die hierbij betrokken zijn te testen. Hierbij wordt er gekeken of de instellingen die zijn aangepast geen onverwachte gevolgen hebben op andere systemen binnen het ziekenhuis.

• Overige testen die door de projectleider in het testplan (projectplan) opgenomen zijn

Zorgaanbieder, Zorgverlener

• Activiteit 3.2

• Fase 4

• Activiteit 5.2

• Alle contracten, SLA en verwerker overeenkomsten met HINQ zijn ondertekend

5.2 Gebruikersacceptatietest [X weken]

• Tijdens activiteit 3.2 is een moment ingepland voor de gebruikersacceptatietest. De gebruikersacceptatietest wordt ‘live’ uitgevoerd. Dit houdt in dat de implementatiecoördinator samenzit met de zorgverlener om de stappen uit te voeren en uitleg te kunnen geven waar nodig is

• Om het proces Publiceren te kunnen testen is het nodig dat de te registreren gegevens duidelijk zijn en in de juiste velden worden ingevoerd

• Wanneer er binnen het ziekenhuis al gebruik gemaakt kan worden van de Viewer kan er gemakkelijk gecontroleerd worden of de geregistreerde gegevens correct gepubliceerd zijn

Zorgaanbieder, Zorgverlener

• Fase 4

• De eindgebruikers gaan akkoord met de huidige implementatie van het proces Publiceren

6. Instructie geven

[X weken]

6.1 Training Epic t.b.v. het proces Publiceren [X weken]

• Tijdens activiteit 3.2 is een moment ingepland voor training

Note: Wanneer deze implementatie parallel aan de implementatie van het proces Raadplegen wordt gerealiseerd kan de training t.b.v. proces Raadplegen hierin meegenomen worden. Denk hierbij aan de training rondom het gebruik van de Viewer.

Trainer, Zorgaanbieder, Epic

• Activiteit 3.2

• Fase 5

• Zorgverleners weten hoe het proces Publiceren binnen Epic moet worden uitgevoerd.

6.2 Zorgverlener ontvangt informatie voor cliënten [X weken]

• Zorgverlener ontvangt brochure 'cliënten' voor informeren van cliënten

Note: de brochure betreft algemene informatie die mogelijk kan afwijken van de gemaakte keuzes binnen het partnerschap. Pas of vul de brochure aan met informatie die relevant is binnen het partnerschap

Zorgaanbieder

• Fase 5

• Zorgverleners hebben toegang tot informatie voor cliënten

7. Inrichten techniek productieomgeving

[X weken]

7.1 In productie nemen implementatie aangaande realisatie proces Publiceren [X weken]

• Herhaal stappen 4.1 t/m 4.4 in de productieomgeving

Epic, Zorgaanbieder, HINQ

• Fase 5

• Productieomgeving ingericht t.b.v. proces Publiceren

8. Ondersteunen

[X weken]

8.1 Beschikbaarheid support vanuit regionaal partnerschap

• Support biedt support wanneer nodig

Note: Binnen het regionaal partnerschap dienen er afspraken te zijn gemaakt rondom het leveren van een vorm van support. Dit kan bijvoorbeeld het aanbieden van een helpdesk zijn.

Implementatiecoördinator, Programmabureau

• Fase 7

• Er is een omgeving of entiteit die support levert aan de zorgorganisatie en zorgverleners