Vrumun - Raadplegen via HINQ Viewer bij gebruik HINQ ZNO

Versie: 15-09-2021 Status: Consultatie

  • 15-09-2021

    • Artikel meer generiek gemaakt door de handleiding te beschrijven voor 'externe leveranciers' in plaats van 1 specifieke leverancier

    • Strokenplanning geüpdatet

    • kosten tabel aangepast naar kostenindicatie

  • 28-06-2021

    • Tekstuele aanpassing n.a.v. feedback

  • 10-06-2021

    • Diverse tekstuele aanpassingen na feedback

    • Strokenplanning bijgewerkt

  • 08-06-2021

    • Tekstuele aanpassing

    • Strokenplanning bijgewerkt

  • 07-06-2021

    • Onder 2.3 Juridisch stond aangegeven dat er geen verwerkersovereenkomst met een leverancier nodig was. Deze dient wel afgesloten te worden.
      Tekst en bijbehorende activiteit in 5. Aanpak aangepast.

  • 02-06-2021

    • Omschrijvingen bij kosten i.r.t. HINQ uitgebreid

  • 01-06-2021

    • Eerste publicatie artikel

1. Inleiding

Dit artikel beschrijft een handleiding voor de implementatie van het proces Raadplegen bij één Zorgaanbieder die gebruik maakt van het zorginformatiesysteem Vrumun. Hierbij wordt het proces Raadplegen geïmplementeerd conform het artikel Procesimplementatie Raadplegen uit de referentiearchitectuur van het Afsprakenstelsel Interoperabiliteit Geboortezorg. Deze handleiding is primair gericht op de benodigde activiteiten aangaande de rol XIS en de rollen die hieraan direct gerelateerd zijn: de rollen Viewer en Knooppunt. Vanzelfsprekend vult in deze handleiding Vrumun de rol XIS in. Er zijn meerdere leveranciers die de rollen Viewer en Knooppunt kunnen invullen. In paragraaf 3.1 is een statusoverzicht opgenomen van de invulling van deze rollen door verschillende leveranciers.

Deze implementatiehandleiding beschrijft achtereenvolgend de doelsituatie, uitgangssituatie, betrokkenen, aanpak, kosten en risico’s.

2. Doelsituatie

2.1. Functioneel/use case

Het functionele doel van deze implementatiehandleiding is het realiseren van de volgende use cases:

  • Use case R1. Zorgverlener raadpleegt relevante informatie over de cliënt binnen integraal geboortezorgtraject.

    • Scenario R1.1. Raadplegen “Prio 1“ informatie in acute situatie;

    • Scenario R1.2. Raadplegen PDF

    • Scenario R1.3. Raadplegen relevante gegevens vorige zwangerschap

    • Scenario R1.4. Raadplegen relevante gegevens voorafgaand aan intake

    • Scenario R1.5. Raadplegen relevante gegevens voorafgaand aan consult

    • Scenario R1.6. Raadplegen relevante gegevens tijdens MDO

    • Scenario R1.11. Raadplegen echo-uitslag

    • Scenario R1.12. Raadplegen bloeduitslagen

    • Scenario R1.16. Raadplegen relevante antwoorden ingevulde vragenlijst (Bijv. BUZZ)

  • Use case R2. Zorgverlener raadpleegt relevante gegevens zonder toestemming (breaking-the-glass)

    • Scenario R2.1. Raadplegen relevante gegevens (in noodgeval) zonder dat daarvoor toestemming is.

2.2. Technisch

Het XIS Vrumun is succesvol gekoppeld met een Viewer. Deze Viewer is succesvol gekoppeld met een Knooppunt. Wanneer daarnaast de benodigde Generieke functies zijn geïmplementeerd, kan data van Zorgaanbieders die het proces Publiceren hebben geïmplementeerd in de Viewer worden getoond.

2.3. Juridisch

De Zorgaanbieder die gebruik maakt van het zorginformatiesysteem Vrumun heeft een verwerkersovereenkomst afgesloten met Leverancier Viewer en met Leverancier Knooppunt.

3. Uitgangssituatie

De uitgangssituatie heeft de volgende kenmerken:

  • De functionaliteit voor het aanroepen van de Viewer is reeds in Vrumun ingebouwd

  • De applicatie Vrumun voldoet aan de eisen die het Afsprakenstelsel Interoperabiliteit Geboortezorg stelt aan de actor Requestor.

  • De applicatie van Leverancier Viewer voldoet aan de eisen die het Afsprakenstelsel Interoperabiliteit Geboortezorg stelt aan de actor Viewer.

  • De applicatie van Leverancier Knooppunt voldoet aan de eisen die het Afsprakenstelsel Interoperabiliteit Geboortezorg stelt aan de actor Knooppunt.

  • De handleiding voor het inrichten in Vrumun is (nog) niet beschikbaar

  • Het Raadplegen van geboortezorggegevens vanuit Vrumun met behulp van een Viewer en Knooppunt van andere leveranciers is succesvol beproefd in Proof-of-Concept(s) en/of succesvol op beperkte schaal in productie genomen in een voorbeeldimplementatie.

  • De licenties en contracten voor de invulling van de voor het proces Raadplegen benodigde Generieke functies zijn aanwezig en de verwerkersovereenkomst (en) zijn getekend.

    • Wanneer dit nog niet het geval is, kan het implementatieproces t/m fase 3 wel worden uitgevoerd, fases 4 en verder kunnen dan nog niet worden uitgevoerd.

3.1 Leveranciers

Hieronder is een overzicht gegeven van leveranciers. Per leverancier is de status van de implementatie van het proces Raadplegen in combinatie met XIS Vrumun opgenomen. De implementatie kan ook worden uitgevoerd met leveranciers die niet in het overzicht zijn opgenomen. Dit overzicht wordt geregeld bijgewerkt wanneer nieuwe PoC’s of Eerste Implementaties worden gepland of uitgevoerd. Een uitgebreid overzicht van alle applicaties is opgenomen in het artikel Applicatieoverzicht.

Rol

Leverancier

Eerste implementatie uitgevoerd

PoC uitgevoerd

Gepland

Rol

Leverancier

Eerste implementatie uitgevoerd

PoC uitgevoerd

Gepland

Viewer

HINQ

J

J

N

ZWConnect

N

J

N

Caresharing

N

N

J

InterSystems

N

N

J

Knooppunt

HINQ

J

J

N

ZWConnect

N

N

J

InterSystems

N

N

J

4. Betrokkenen

Hieronder een overzicht van de betrokken rollen. Een persoon kan meerdere rollen uitvoeren.

Betrokkene

Omschrijving

Betrokkene

Omschrijving

Implementatiecoördinator

Coördineert de implementatie bij één of meerdere zorgaanbieders

Vrumun

Leverancier van XIS

Leverancier Viewer

Leverancier van de Viewer die door de Zorgaanbieder zal worden gebruikt om data van andere Zorgaanbieders te Raadplegen

Leverancier Knooppunt

Leverancier van Knooppunt dat wordt gebruikt om de Zorgaanbieder te verbinden met de voor het proces Raadplegen benodigde generieke functies

Leverancier Generieke Functies

Leverancier of leveranciers van de voor het proces Raadplegen benodigde generieke functies (Authenticatie-, Lokalisatie-, Adresserings-, Grondslag- en Autorisatievoorziening)

Regionaal implementatie-ondersteuner

Medewerker van landelijk programmabureau die beschikbaar is voor vragen van Regionaal projectleider

Regionaal projectleider

Eindverantwoordelijk voor implementatie

Support

Ondersteuning van eindgebruikers in eerste fase na livegang

Trainer

  • Trainer van regionaal partnerschap die instructie kan geven aan zorgverleners.

  • Mogelijk ook trainingen van leverancier

UZI-Register

Uitgever van UZI-servercertificaat dat nodig is voor veilige communicatie

Zorgaanbieder

Zorgverlener of verband van zorgverleners

Zorgverlener

Eindgebruiker van het te implementeren proces.

5. Aanpak

Voor de implementatie gelden per Zorgaanbieder de volgende fases:

  1. Voorbereiden

  2. Inrichten afspraken

  3. Inrichten techniek

  4. Uitvoeren controle

  5. Instructie geven

  6. In productie nemen

Onderstaand schema geeft een visuele richtlijn weer van het tijdsbestek.

In de tabel hieronder worden de activiteiten per fase toegelicht. Per fase en per activiteit is de doorlooptijd opgenomen. Per activiteit zijn de afhankelijkheden voor het kunnen uitvoeren van die activiteit opgenomen, waardoor kan worden bepaald welke activiteiten parallel aan elkaar kunnen worden uitgevoerd. De doorlooptijd van de voorbereiding tot de inproductiename bedraagt 12 weken.

Fase [doorlooptijd]

Activiteiten [doorlooptijd]

Uitvoerenden

Afhankelijkheden voor start activiteit

Succescriteria per activiteit

Fase [doorlooptijd]

Activiteiten [doorlooptijd]

Uitvoerenden

Afhankelijkheden voor start activiteit

Succescriteria per activiteit

1. Voorbereiden

[9 weken]

1.1 Bemensen rollen [2 weken]

  • Invullen alle rollen zoals benoemd in paragraaf 4

Implementatie-coördinator, Regionaal projectleider

  • Geen

  • Rollen zijn ingevuld

  • Alle betrokkenen weten hun rol

1.2 Informeren Zorgverleners [2 weken]

  • Zorgverlener wordt geïnformeerd over wat Raadplegen inhoudt voor de zorgverlener - Brochure “Zorgverleners”

  • Zorgverlener wordt geïnformeerd over het implementatieproces

  • Zorgverlener ontvangt informatie voor cliënten:

Bovengenoemde documenten zijn te vinden in het artikel Voorbeeldmaterialen

Zorgaanbieder, Implementatie-coördinator

  • Activiteit 1.1 - “Bemensen rollen” afgerond

  • Zorgverleners zijn op de hoogte van inhoud en proces

  • Zorgverleners hebben toegang tot informatie voor cliënten

1.3 Controleren en aanvragen UZI-servercertificaat [6 weken]

  • Zie: https://www.uziregister.nl/servercertificaat/vraag-een-uzi-servercertificaat-aan:

    • Stap 1: abonnee worden (door Zorgaanbieder)

    • Stap 2: pkcs-bestand aanmaken (door Vrumun)

    • Stap 3: aanvraagformulier invullen (door Zorgaanbieder). Dit formulier mag je digitaal ondertekenen met een UZI-pas maar je mag ook printen met pen ondertekenen, scannen en mailen. 

    • Stap 4: domeincontrole (door Vrumun)

    • Stap 5: identiteitscontrole (door Zorgaanbieder) 

    • Stap 6: het certificaat wordt gemaild naar Zorgaanbieder. Die stuurt het certficaat door naar Vrumun

Note: Gebruik van UZI-passen is ook mogelijk. Deze functionaliteit is nog niet meegenomen in een voorbeeldimplementatie. Neem hiervoor contact op met info@carecodex.org

Zorgaanbieder, Vrumun

  • Activiteit 1.1 - “Bemensen rollen” afgerond

  • UZI-servercertificaat is ontvangen door Zorgaanbieder

1.4 Reserveer tijd van Zorgverlener voor gebruikersacceptatietest [1 week]

  • Het definitief plannen van de gebruikersacceptatietest kan rond week 9 plaats vinden, mits er geen vertraging is.

  • De gebruikersacceptatietest kan rond week 11 worden uitgevoerd.

    • Bij (verwachte) vertraging dient de gebruikersacceptatietest later te worden ingepland

Implementatie-coördinator, Zorgaanbieder, Zorgverlener

  • Activiteit 1.3 - “Controleren en aanvragen UZI-servercertificaat” afgerond

  • Er is tijd ingepland voor de gebruikersacceptatietest.

1.5 Inplannen training zorginformatiesysteem Vrumun aan Zorgverleners [1 week]

  • Het definitief plannen van de training kan rond week 9 plaats vinden, mits er geen vertraging is.

  • De training kan rond week 12 worden uitgevoerd.

    • Bij (verwachte) vertraging dient de training voor eindgebruikers later ingepland te worden

  • De training moet gepland worden in afstemming met Vrumun, Trainer en Zorgaanbieder

  • De Zorgaanbieder is verantwoordelijk voor het uitnodigen van Zorgverleners voor de geplande training

Implementatie-coördinator, Zorgaanbieder, Trainer, Vrumun

  • Activiteit 1.3 - “Controleren en aanvragen UZI-servercertificaat” afgerond

  • Er is tijd ingepland voor de eindgebruikerstraining

  • Zorgverleners/eindgebruikers zijn uitgenodigd door de Zorgaanbieder

1.6 Inplannen training Viewer aan Zorgverleners [1 week]

  • Het definitief plannen van de training kan rond week 9 plaats vinden, mits er geen vertraging is.

  • De training kan rond week 12 worden uitgevoerd.

    • Bij (verwachte) vertraging dient de training voor eindgebruikers later ingepland te worden

  • De training moet gepland worden in afstemming met Leverancier Viewer, Trainer en Zorgaanbieder

  • De Zorgaanbieder is verantwoordelijk voor het uitnodigen van Zorgverleners voor de geplande training

Implementatie-coordinator, Leverancier Viewer, Zorgaanbieder, Trainer

  • Activiteit 1.3 - “Controleren en aanvragen UZI-servercertificaat” afgerond

  • Er is tijd ingepland voor de Viewer training

  • Zorgverleners/eindgebruikers zijn uitgenodigd door de Zorgaanbieder

2. Inrichten Afspraken

[4 weken]

2.1 Inkopen Knooppunt [2 weken]

  • Controleer de aanwezigheid van licenties en contracten voor het Knooppunt dat door de Zorgaanbieder zal worden gebruikt

  • Vraag licenties en een contractvoorstel inclusief SLA aan voor de dienst Knooppunt

  • De Zorgaanbieder heeft keuze om de diensten:

    • direct bij leverancier af te nemen: Neem contact op met Leverancier Knooppunt

    • via een een tussenpartij af te nemen: Neem contact op met de tussenpartij, bijvoorbeeld een (regionaal) samenwerkingsverband

Implementatie-coördinator, Zorgaanbieder, Leverancier Knooppunt

  • Geen

  • Knooppunt is ingekocht

2.2 Inkopen Viewer [2 weken]

  • Controleer de aanwezigheid van licenties en contracten voor de Viewer dat door de Zorgaanbieder zal worden gebruikt

  • Vraag licenties en een contractvoorstel inclusief SLA aan voor de dienst Viewer

  • De Zorgaanbieder heeft keuze om de diensten:

    • direct bij leverancier af te nemen: Neem contact op met Leverancier Knooppunt

    • via een een tussenpartij af te nemen: Neem contact op met de tussenpartij, bijvoorbeeld een (regionaal) samenwerkingsverband

Implementatie-coördinator, Zorgaanbieder, Leverancier Viewer

  • Geen

  • Viewer is ingekocht

2.3 Ondertekenen verwerkersovereenkomst(en) en contracten [2 weken]

  • Voor de diensten Viewer en Knooppunt dienen verwerkersovereenkomst(en) te worden afgesloten

  • De verwerkingsovereenkomst(en) kan/kunnen:

    • direct tussen “Verwerkingsverantwoordelijke” Zorgaanbieder en “Verwerker” Leverancier Viewer/ Knooppunt ondertekend worden;

    • via een tussenpartij, bijvoorbeeld (regionaal) samenwerkingsverband, ondertekend worden. Hierbij is het samenwerkingsverband “Verwerker“ en de Leverancier Viewer/ Knooppunt “Subverwerker“

Implementatie-coördinator, Zorgaanbieder, Leverancier Knooppunt, Leverancier Viewer

  • Activiteit 2.1- “Inkopen Knooppunt” afgerond

  • Activiteit 2.2 - “Inkopen Viewer” afgerond

  • De Zorgaanbieder heeft de verwerkersovereenkomst(en) en contracten rechtsgeldig ondertekend

  • Indien er in fase 2 sprake is van een of meerdere tussenpartijen zijn hier ook afspraken/overeenkomsten mee afgesloten

3. Inrichten Techniek

[2 weken]

3.1 Technisch inrichten XIS [1 week]

  • Vrumun koppelt het UZI-servercertificaat aan XIS

  • Vrumun configureert Viewer in XIS

Implementatiecoordinator, Vrumun

  • Activiteit 1.3 - “Controleren en aanvragen UZI-servercertificaat” afgerond

  • Fase 2 - “Inrichten Afspraken” afgerond

  • UZI-servercertificaat is gekoppeld aan XIS

3.2 Inrichten Knooppunt [1 week]

  • Koppelen van Knooppunt aan Viewer

    • Uitwisseling public keys

  • Koppelen van Knooppunt aan Generieke Functies

    • Uitwisseling public keys

Implementatie-coördinator, Leverancier Knooppunt, Leverancier Generieke functies Zorgaanbieder

  • Activiteit 3.1 “Technisch Inrichten XIS” afgerond

  • Knooppunt is aan Viewer gekoppeld

  • Knooppunt is aan Generieke functies gekoppeld

3.3 Inrichten Viewer [1 week]

  • Inrichten veilige verbinding tussen Viewer aan XIS

    • Vrumun levert public key aan bij Leverancier Viewer

    • Leverancier Viewer zoekt public key zelf op: zorgcsp
      Gebruik voor de zoekterm de volgende syntax *[ZOEKTERM]*

    • Leverancier Viewer slaat de public key van het UZI-servercertificaat van de Zorgaanbieder op

Implementatie-coördinator, Leverancier Viewer, Vrumun, Zorgaanbieder

  • Activiteit 3.1 - “Technisch inrichten XIS” afgerond

  • Public key UZI-servercertificaat is opgeslagen in applicatie Viewer

3.4 Functioneel inrichten XIS [1 week]

  • De Zorgaanbieder (of Vrumun) richt XIS in

Implementatie-coördinator, Vrumun, Zorgaanbieder

  • Activiteit 3.1 - “Technisch inrichten XIS” afgerond

  • Raadpleeg-instellingen zijn ingevoerd

  • Viewer-instellingen zijn ingevoerd in XIS

4. Uitvoeren Controle

[1 week]

4.1 Gebruikersacceptatietest [1 week]

Tijdens activiteit 1.4 is een moment ingepland voor de gebruikersacceptatietest. De gebruikersacceptatietest wordt 'live' uitgevoerd. Dit houdt in dat de Implementatiecoördinator samenzit met de Zorgverlener om de stappen uit te voeren en uitleg te kunnen geven waar nodig is.

  1. Om het proces Raadplegen te kunnen testen is het nodig dat er gegevens opgehaald kunnen worden. Dit kan op twee manieren:

    1. Wanneer het systeem kan Publiceren kunnen deze eerder gepubliceerde gegevens geraadpleegd worden.

    2. Vooraf aan de test een testpersona op een FHIR server opslaan om deze tijdens de test te raadplegen.

      1. Bij deze stap is het belangrijk dat de viewer de gegevens bij het juiste endpoint opvraagt.

  2. Zorgverlener en Implementatiecoördinator controleren of de juiste geboortezorggegevens in de Viewer getoond worden.

Implementatie-coördinator, Zorgaanbieder, Zorgverlener

  • Activiteit 1.4- “Reserveer tijd van Zorgverlener voor gebruikersacceptatietest” afgerond

  • Fase 3 - “Inrichten Techniek” afgerond

  • Vertegenwoordiger van Zorgverleners geeft akkoord

5. Instructie Geven

[1 week]

5.1 Training over gebruik Vrumun i.r.t. proces Raadplegen [1 week]

Tijdens activiteit 1.5 is een moment ingepland voor de training. Inhoudelijk gaat de training over de functionaliteiten in Vrumun i.r.t. het proces Raadplegen

  • Trainer geeft training aangaande onderdelen gerelateerd aan het proces Raadplegen

Implementatie-coördinator, Trainer

  • Activiteit 1.5 - “Inplannen training zorginformatiesysteem Vrumun aan Zorgverleners” afgerond

  • Fase 4 - “Uitvoeren Controle” afgerond

  • Zorgverleners weten hoe ze moeten Raadplegen

5.2 Training Viewer [1 week]

Tijdens activiteit 1.6 is een moment ingepland voor de training. Inhoudelijk gaat de training over het gebruik van de Viewer. De training wordt gegeven door de trainer of Leverancier Viewer

Implementatie-coördinator, Leverancier Viewer, Trainer

  • Activiteit 1.6 - “Inplannen training Viewer aan Zorgverleners” afgerond

  • Fase 4 - “Uitvoeren Controle” afgerond

  • Zorgverleners hebben een training over de Viewer gehad.

  • Zorgverleners weten hoe zij met de Viewer moeten werken.

6. In productie nemen

[4 week]

6.1 In productie nemen van implementatieproces raadplegen [1 week]

  • Zorgverleners maken gebruik van Viewer

Zorgaanbieder, Zorgverleners

  • Fase 5 - “Instructie geven” afgerond

  • Zorgverleners gebruiken het proces Raadplegen in de praktijk

6.2 Beschikbaarheid support vanuit regionaal partnerschap gedurende de eerste 4 weken na livegang [4 weken]

  • Support biedt support wanneer nodig

Implementatie-coördinator, Programmabureau

  • Activiteit 6.1 - “In productie nemen van implementatie-proces” gestart

  • Er zijn geen openstaande vragen van Zorgverleners

6. Kosten

In onderstaande tabel zijn de bekende vaste kosten voor het implementatieproces Raadplegen weergegeven.

Rol

Post

Bedrag

Opmerking

Rol

Post

Bedrag

Opmerking

XIS

UZI-servercertificaat

450 euro inclusief BTW per Zorgaanbieder voor 3 jaar

Alleen nodig indien de Zorgaanbieder nog niet beschikt over een UZI-servercertificaat.

XIS

Vrumun - Eenmalige kosten technische inrichting UZI-servercertificaat

212 euro inclusief BTW per Zorgaanbieder

Deze kosten gelden voor 2021. Dit kan op een later moment afwijken.

Een aantal van deze kosten komt overeen met de kostentabel in de implementatiehandleiding van het proces Publiceren. Dit betekent dat deze kosten niet dubbel betaald hoeven worden.

Een kostenindicatie voor een specifieke implementatie met externe leveranciers (Viewer en Knooppunt) kan opgevraagd worden bij het landelijk programmabureau of hiervoor kan een offerte opgevraagd worden bij de leverancier.

7. Risico’s

Onderstaande risico’s zijn zo veel mogelijk gebaseerd op geleerde lessen uit eerdere implementaties.

Activiteit

Risico-omschrijving

Maatregelen

Activiteit

Risico-omschrijving

Maatregelen

1.3.

Vertraging lange doorlooptijd aanvraag UZI-servercertificaat

Implementatiecoördinator informeert wekelijks naar status bij betrokkenen.

1.3.

Geringe bereidheid Zorgaanbieder bekostiging UZI-servercertificaat

Implementatiecoördinator informeert Zorgaanbieder tijdig over nut en kosten UZI-servercertificaat.

1.5.

Vertraging door beperkte beschikbaarheid zorgverleners voor training

Zorgaanbieder nodigt de juiste zorgverleners tijdig uit. Implementatiecoördinator informeren of de zorgaanbieder de betrokken zorgverleners heeft uitgenodigd.

1.5,

2.1, 3.1, 3.4, 4.1, 5.1, 6.1.

Vertraging door beperkte beschikbaarheid medewerkers Vrumun

Zorgaanbieder informeert Vrumun tijdig. Implementatiecoördinator controleert planning met Zorgaanbieder en Vrumun.

1.6, 2.2, 2.3, 3.3, 5.2.

Vertraging door beperkte beschikbaarheid medewerkers Viewer

Zorgaanbieder informeert Leverancier Viewer tijdig. Implementatiecoördinator controleert planning met Zorgaanbieder en Leverancier Viewer .

2.1, 2.3, 3.2

Vertraging door beperkte beschikbaarheid medewerkers Leverancier Knooppunt

Zorgaanbieder informeert Leverancier Knooppunt tijdig. Implementatiecoördinator controleert planning met Zorgaanbieder en Leverancier Knooppunt.

 

Samen komen we verder
Dit artikel is tot stand gekomen met de kennis en inzichten van professionals, experts, beleidsmakers en bestuurders. Bij VIPP Babyconnect geloven we dat er vele perspectieven nodig zijn om te gaan zien wat voor iedereen werkt. En die afweging kan altijd beter. Zie jij mogelijkheden voor verbetering in dit artikel? Vraag via info@carecodex.org een review-account aan en laat een reactie achter.
Samen weten we meer. Samen komen we verder.