Versie: 15-09-2021 Status: Consultatie

15-09-2021
- Artikel meer generiek gemaakt door de handleiding te beschrijven voor 'externe leveranciers' in plaats van 1 specifieke leverancier
- Strokenplanning geüpdatet
- kosten tabel aangepast naar kostenindicatie
28-06-2021
- Tekstuele aanpassing n.a.v. feedback
10-06-2021
- Diverse tekstuele aanpassingen na feedback
- Strokenplanning bijgewerkt
08-06-2021
- Tekstuele aanpassing
- Strokenplanning bijgewerkt
07-06-2021
- Onder 2.3 Juridisch stond aangegeven dat er geen verwerkersovereenkomst met een leverancier nodig was. Deze dient wel afgesloten te worden.
  Tekst en bijbehorende activiteit in 5. Aanpak aangepast.
02-06-2021
- Omschrijvingen bij kosten i.r.t. HINQ uitgebreid
01-06-2021
- Eerste publicatie artikel

1. Inleiding

Dit artikel beschrijft een handleiding voor de implementatie van het proces Raadplegen bij één Zorgaanbieder die gebruik maakt van het zorginformatiesysteem Vrumun. Hierbij wordt het proces Raadplegen geïmplementeerd conform het artikel Procesimplementatie Raadplegen uit de referentiearchitectuur van het Afsprakenstelsel Interoperabiliteit Geboortezorg. Deze handleiding is primair gericht op de benodigde activiteiten aangaande de rol XIS en de rollen die hieraan direct gerelateerd zijn: de rollen Viewer en Knooppunt. Vanzelfsprekend vult in deze handleiding Vrumun de rol XIS in. Er zijn meerdere leveranciers die de rollen Viewer en Knooppunt kunnen invullen. In paragraaf 3.1 is een statusoverzicht opgenomen van de invulling van deze rollen door verschillende leveranciers.

Deze implementatiehandleiding beschrijft achtereenvolgend de doelsituatie, uitgangssituatie, betrokkenen, aanpak, kosten en risico’s.

2. Doelsituatie

2.1. Functioneel/use case

Het functionele doel van deze implementatiehandleiding is het realiseren van de volgende use cases:

Use case R1. Zorgverlener raadpleegt relevante informatie over de cliënt binnen integraal geboortezorgtraject.
- Scenario R1.1. Raadplegen “Prio 1“ informatie in acute situatie;
- Scenario R1.2. Raadplegen PDF
- Scenario R1.3. Raadplegen relevante gegevens vorige zwangerschap
- Scenario R1.4. Raadplegen relevante gegevens voorafgaand aan intake
- Scenario R1.5. Raadplegen relevante gegevens voorafgaand aan consult
- Scenario R1.6. Raadplegen relevante gegevens tijdens MDO
- Scenario R1.11. Raadplegen echo-uitslag
- Scenario R1.12. Raadplegen bloeduitslagen
- Scenario R1.16. Raadplegen relevante antwoorden ingevulde vragenlijst (Bijv. BUZZ)
Use case R2. Zorgverlener raadpleegt relevante gegevens zonder toestemming (breaking-the-glass)
- Scenario R2.1. Raadplegen relevante gegevens (in noodgeval) zonder dat daarvoor toestemming is.

2.2. Technisch

Het XIS Vrumun is succesvol gekoppeld met een Viewer. Deze Viewer is succesvol gekoppeld met een Knooppunt. Wanneer daarnaast de benodigde Generieke functies zijn geïmplementeerd, kan data van Zorgaanbieders die het proces Publiceren hebben geïmplementeerd in de Viewer worden getoond.

2.3. Juridisch

De Zorgaanbieder die gebruik maakt van het zorginformatiesysteem Vrumun heeft een verwerkersovereenkomst afgesloten met Leverancier Viewer en met Leverancier Knooppunt.

3. Uitgangssituatie

De uitgangssituatie heeft de volgende kenmerken:

De functionaliteit voor het aanroepen van de Viewer is reeds in Vrumun ingebouwd
De applicatie Vrumun voldoet aan de eisen die het Afsprakenstelsel Interoperabiliteit Geboortezorg stelt aan de actor Requestor.
De applicatie van Leverancier Viewer voldoet aan de eisen die het Afsprakenstelsel Interoperabiliteit Geboortezorg stelt aan de actor Viewer.
De applicatie van Leverancier Knooppunt voldoet aan de eisen die het Afsprakenstelsel Interoperabiliteit Geboortezorg stelt aan de actor Knooppunt.
De handleiding voor het inrichten in Vrumun is (nog) niet beschikbaar
Het Raadplegen van geboortezorggegevens vanuit Vrumun met behulp van een Viewer en Knooppunt van andere leveranciers is succesvol beproefd in Proof-of-Concept(s) en/of succesvol op beperkte schaal in productie genomen in een voorbeeldimplementatie.
De licenties en contracten voor de invulling van de voor het proces Raadplegen benodigde Generieke functies zijn aanwezig en de verwerkersovereenkomst (en) zijn getekend.
- Wanneer dit nog niet het geval is, kan het implementatieproces t/m fase 3 wel worden uitgevoerd, fases 4 en verder kunnen dan nog niet worden uitgevoerd.

3.1 Leveranciers

Hieronder is een overzicht gegeven van leveranciers. Per leverancier is de status van de implementatie van het proces Raadplegen in combinatie met XIS Vrumun opgenomen. De implementatie kan ook worden uitgevoerd met leveranciers die niet in het overzicht zijn opgenomen. Dit overzicht wordt geregeld bijgewerkt wanneer nieuwe PoC’s of Eerste Implementaties worden gepland of uitgevoerd. Een uitgebreid overzicht van alle applicaties is opgenomen in het artikel Applicatieoverzicht.

Rol	Leverancier	Eerste implementatie uitgevoerd	PoC uitgevoerd	Gepland

Rol	Leverancier	Eerste implementatie uitgevoerd	PoC uitgevoerd	Gepland
Viewer	HINQ	J	J	N
	ZWConnect	N	J	N
	Caresharing	N	N	J
	InterSystems	N	N	J
Knooppunt	HINQ	J	J	N
	ZWConnect	N	N	J
	InterSystems	N	N	J

4. Betrokkenen

Hieronder een overzicht van de betrokken rollen. Een persoon kan meerdere rollen uitvoeren.

Betrokkene	Omschrijving

Betrokkene	Omschrijving
Implementatiecoördinator	Coördineert de implementatie bij één of meerdere zorgaanbieders
Vrumun	Leverancier van XIS
Leverancier Viewer	Leverancier van de Viewer die door de Zorgaanbieder zal worden gebruikt om data van andere Zorgaanbieders te Raadplegen
Leverancier Knooppunt	Leverancier van Knooppunt dat wordt gebruikt om de Zorgaanbieder te verbinden met de voor het proces Raadplegen benodigde generieke functies
Leverancier Generieke Functies	Leverancier of leveranciers van de voor het proces Raadplegen benodigde generieke functies (Authenticatie-, Lokalisatie-, Adresserings-, Grondslag- en Autorisatievoorziening)
Regionaal implementatie-ondersteuner	Medewerker van landelijk programmabureau die beschikbaar is voor vragen van Regionaal projectleider
Regionaal projectleider	Eindverantwoordelijk voor implementatie
Support	Ondersteuning van eindgebruikers in eerste fase na livegang
Trainer	Trainer van regionaal partnerschap die instructie kan geven aan zorgverleners. Mogelijk ook trainingen van leverancier
UZI-Register	Uitgever van UZI-servercertificaat dat nodig is voor veilige communicatie
Zorgaanbieder	Zorgverlener of verband van zorgverleners
Zorgverlener	Eindgebruiker van het te implementeren proces.

5. Aanpak

Voor de implementatie gelden per Zorgaanbieder de volgende fases:

Voorbereiden
Inrichten afspraken
Inrichten techniek
Uitvoeren controle
Instructie geven
In productie nemen

Onderstaand schema geeft een visuele richtlijn weer van het tijdsbestek.

In de tabel hieronder worden de activiteiten per fase toegelicht. Per fase en per activiteit is de doorlooptijd opgenomen. Per activiteit zijn de afhankelijkheden voor het kunnen uitvoeren van die activiteit opgenomen, waardoor kan worden bepaald welke activiteiten parallel aan elkaar kunnen worden uitgevoerd. De doorlooptijd van de voorbereiding tot de inproductiename bedraagt 12 weken.

Fase [doorlooptijd]	Activiteiten [doorlooptijd]	Uitvoerenden	Afhankelijkheden voor start activiteit	Succescriteria per activiteit

Fase [doorlooptijd]	Activiteiten [doorlooptijd]	Uitvoerenden	Afhankelijkheden voor start activiteit	Succescriteria per activiteit
1. Voorbereiden [9 weken]	1.1 Bemensen rollen [2 weken] Invullen alle rollen zoals benoemd in paragraaf 4	Implementatie-coördinator, Regionaal projectleider	Geen	Rollen zijn ingevuld Alle betrokkenen weten hun rol
	1.2 Informeren Zorgverleners [2 weken] Zorgverlener wordt geïnformeerd over wat Raadplegen inhoudt voor de zorgverlener - Brochure “Zorgverleners” Zorgverlener wordt geïnformeerd over het implementatieproces Zorgverlener ontvangt informatie voor cliënten: Zorgverlener heeft de mogelijkheid tot het informeren van cliënten - Brochure "Cliënten“ Zorgverlener heeft de middelen om cliënten om toestemming te vragen bij ingebruikname - Cliënttoestemmingsformulier Bovengenoemde documenten zijn te vinden in het artikel Voorbeeldmaterialen	Zorgaanbieder, Implementatie-coördinator	Activiteit 1.1 - “Bemensen rollen” afgerond	Zorgverleners zijn op de hoogte van inhoud en proces Zorgverleners hebben toegang tot informatie voor cliënten
	1.3 Controleren en aanvragen UZI-servercertificaat [6 weken] Zie: https://www.uziregister.nl/servercertificaat/vraag-een-uzi-servercertificaat-aan: Stap 1: abonnee worden (door Zorgaanbieder) Stap 2: pkcs-bestand aanmaken (door Vrumun) Stap 3: aanvraagformulier invullen (door Zorgaanbieder). Dit formulier mag je digitaal ondertekenen met een UZI-pas maar je mag ook printen met pen ondertekenen, scannen en mailen. Stap 4: domeincontrole (door Vrumun) Stap 5: identiteitscontrole (door Zorgaanbieder) Stap 6: het certificaat wordt gemaild naar Zorgaanbieder. Die stuurt het certficaat door naar Vrumun Note: Gebruik van UZI-passen is ook mogelijk. Deze functionaliteit is nog niet meegenomen in een voorbeeldimplementatie. Neem hiervoor contact op met info@carecodex.org	Zorgaanbieder, Vrumun	Activiteit 1.1 - “Bemensen rollen” afgerond	UZI-servercertificaat is ontvangen door Zorgaanbieder
	1.4 Reserveer tijd van Zorgverlener voor gebruikersacceptatietest [1 week] Het definitief plannen van de gebruikersacceptatietest kan rond week 9 plaats vinden, mits er geen vertraging is. De gebruikersacceptatietest kan rond week 11 worden uitgevoerd. Bij (verwachte) vertraging dient de gebruikersacceptatietest later te worden ingepland	Implementatie-coördinator, Zorgaanbieder, Zorgverlener	Activiteit 1.3 - “Controleren en aanvragen UZI-servercertificaat” afgerond	Er is tijd ingepland voor de gebruikersacceptatietest.
	1.5 Inplannen training zorginformatiesysteem Vrumun aan Zorgverleners [1 week] Het definitief plannen van de training kan rond week 9 plaats vinden, mits er geen vertraging is. De training kan rond week 12 worden uitgevoerd. Bij (verwachte) vertraging dient de training voor eindgebruikers later ingepland te worden De training moet gepland worden in afstemming met Vrumun, Trainer en Zorgaanbieder De Zorgaanbieder is verantwoordelijk voor het uitnodigen van Zorgverleners voor de geplande training	Implementatie-coördinator, Zorgaanbieder, Trainer, Vrumun	Activiteit 1.3 - “Controleren en aanvragen UZI-servercertificaat” afgerond	Er is tijd ingepland voor de eindgebruikerstraining Zorgverleners/eindgebruikers zijn uitgenodigd door de Zorgaanbieder
	1.6 Inplannen training Viewer aan Zorgverleners [1 week] Het definitief plannen van de training kan rond week 9 plaats vinden, mits er geen vertraging is. De training kan rond week 12 worden uitgevoerd. Bij (verwachte) vertraging dient de training voor eindgebruikers later ingepland te worden De training moet gepland worden in afstemming met Leverancier Viewer, Trainer en Zorgaanbieder De Zorgaanbieder is verantwoordelijk voor het uitnodigen van Zorgverleners voor de geplande training	Implementatie-coordinator, Leverancier Viewer, Zorgaanbieder, Trainer	Activiteit 1.3 - “Controleren en aanvragen UZI-servercertificaat” afgerond	Er is tijd ingepland voor de Viewer training Zorgverleners/eindgebruikers zijn uitgenodigd door de Zorgaanbieder
2. Inrichten Afspraken [4 weken]	2.1 Inkopen Knooppunt [2 weken] Controleer de aanwezigheid van licenties en contracten voor het Knooppunt dat door de Zorgaanbieder zal worden gebruikt Vraag licenties en een contractvoorstel inclusief SLA aan voor de dienst Knooppunt De Zorgaanbieder heeft keuze om de diensten: direct bij leverancier af te nemen: Neem contact op met Leverancier Knooppunt via een een tussenpartij af te nemen: Neem contact op met de tussenpartij, bijvoorbeeld een (regionaal) samenwerkingsverband	Implementatie-coördinator, Zorgaanbieder, Leverancier Knooppunt	Geen	Knooppunt is ingekocht
	2.2 Inkopen Viewer [2 weken] Controleer de aanwezigheid van licenties en contracten voor de Viewer dat door de Zorgaanbieder zal worden gebruikt Vraag licenties en een contractvoorstel inclusief SLA aan voor de dienst Viewer De Zorgaanbieder heeft keuze om de diensten: direct bij leverancier af te nemen: Neem contact op met Leverancier Knooppunt via een een tussenpartij af te nemen: Neem contact op met de tussenpartij, bijvoorbeeld een (regionaal) samenwerkingsverband	Implementatie-coördinator, Zorgaanbieder, Leverancier Viewer	Geen	Viewer is ingekocht
	2.3 Ondertekenen verwerkersovereenkomst(en) en contracten [2 weken] Voor de diensten Viewer en Knooppunt dienen verwerkersovereenkomst(en) te worden afgesloten De verwerkingsovereenkomst(en) kan/kunnen: direct tussen “Verwerkingsverantwoordelijke” Zorgaanbieder en “Verwerker” Leverancier Viewer/ Knooppunt ondertekend worden; via een tussenpartij, bijvoorbeeld (regionaal) samenwerkingsverband, ondertekend worden. Hierbij is het samenwerkingsverband “Verwerker“ en de Leverancier Viewer/ Knooppunt “Subverwerker“	Implementatie-coördinator, Zorgaanbieder, Leverancier Knooppunt, Leverancier Viewer	Activiteit 2.1- “Inkopen Knooppunt” afgerond Activiteit 2.2 - “Inkopen Viewer” afgerond	De Zorgaanbieder heeft de verwerkersovereenkomst(en) en contracten rechtsgeldig ondertekend Indien er in fase 2 sprake is van een of meerdere tussenpartijen zijn hier ook afspraken/overeenkomsten mee afgesloten
3. Inrichten Techniek [2 weken]	3.1 Technisch inrichten XIS [1 week] Vrumun koppelt het UZI-servercertificaat aan XIS Vrumun configureert Viewer in XIS	Implementatiecoordinator, Vrumun	Activiteit 1.3 - “Controleren en aanvragen UZI-servercertificaat” afgerond Fase 2 - “Inrichten Afspraken” afgerond	UZI-servercertificaat is gekoppeld aan XIS
	3.2 Inrichten Knooppunt [1 week] Koppelen van Knooppunt aan Viewer Uitwisseling public keys Koppelen van Knooppunt aan Generieke Functies Uitwisseling public keys	Implementatie-coördinator, Leverancier Knooppunt, Leverancier Generieke functies Zorgaanbieder	Activiteit 3.1 “Technisch Inrichten XIS” afgerond	Knooppunt is aan Viewer gekoppeld Knooppunt is aan Generieke functies gekoppeld
	3.3 Inrichten Viewer [1 week] Inrichten veilige verbinding tussen Viewer aan XIS Vrumun levert public key aan bij Leverancier Viewer Leverancier Viewer zoekt public key zelf op: zorgcsp Gebruik voor de zoekterm de volgende syntax [ZOEKTERM] Leverancier Viewer slaat de public key van het UZI-servercertificaat van de Zorgaanbieder op	Implementatie-coördinator, Leverancier Viewer, Vrumun, Zorgaanbieder	Activiteit 3.1 - “Technisch inrichten XIS” afgerond	Public key UZI-servercertificaat is opgeslagen in applicatie Viewer
	3.4 Functioneel inrichten XIS [1 week] De Zorgaanbieder (of Vrumun) richt XIS in	Implementatie-coördinator, Vrumun, Zorgaanbieder	Activiteit 3.1 - “Technisch inrichten XIS” afgerond	Raadpleeg-instellingen zijn ingevoerd Viewer-instellingen zijn ingevoerd in XIS
4. Uitvoeren Controle [1 week]	4.1 Gebruikersacceptatietest [1 week] Tijdens activiteit 1.4 is een moment ingepland voor de gebruikersacceptatietest. De gebruikersacceptatietest wordt 'live' uitgevoerd. Dit houdt in dat de Implementatiecoördinator samenzit met de Zorgverlener om de stappen uit te voeren en uitleg te kunnen geven waar nodig is. Om het proces Raadplegen te kunnen testen is het nodig dat er gegevens opgehaald kunnen worden. Dit kan op twee manieren: Wanneer het systeem kan Publiceren kunnen deze eerder gepubliceerde gegevens geraadpleegd worden. Vooraf aan de test een testpersona op een FHIR server opslaan om deze tijdens de test te raadplegen. Bij deze stap is het belangrijk dat de viewer de gegevens bij het juiste endpoint opvraagt. Zorgverlener en Implementatiecoördinator controleren of de juiste geboortezorggegevens in de Viewer getoond worden.	Implementatie-coördinator, Zorgaanbieder, Zorgverlener	Activiteit 1.4- “Reserveer tijd van Zorgverlener voor gebruikersacceptatietest” afgerond Fase 3 - “Inrichten Techniek” afgerond	Vertegenwoordiger van Zorgverleners geeft akkoord
5. Instructie Geven [1 week]	5.1 Training over gebruik Vrumun i.r.t. proces Raadplegen [1 week] Tijdens activiteit 1.5 is een moment ingepland voor de training. Inhoudelijk gaat de training over de functionaliteiten in Vrumun i.r.t. het proces Raadplegen Trainer geeft training aangaande onderdelen gerelateerd aan het proces Raadplegen	Implementatie-coördinator, Trainer	Activiteit 1.5 - “Inplannen training zorginformatiesysteem Vrumun aan Zorgverleners” afgerond Fase 4 - “Uitvoeren Controle” afgerond	Zorgverleners weten hoe ze moeten Raadplegen
5. Instructie Geven [1 week]	5.2 Training Viewer [1 week] Tijdens activiteit 1.6 is een moment ingepland voor de training. Inhoudelijk gaat de training over het gebruik van de Viewer. De training wordt gegeven door de trainer of Leverancier Viewer	Implementatie-coördinator, Leverancier Viewer, Trainer	Activiteit 1.6 - “Inplannen training Viewer aan Zorgverleners” afgerond Fase 4 - “Uitvoeren Controle” afgerond	Zorgverleners hebben een training over de Viewer gehad. Zorgverleners weten hoe zij met de Viewer moeten werken.
6. In productie nemen [4 week]	6.1 In productie nemen van implementatieproces raadplegen [1 week] Zorgverleners maken gebruik van Viewer	Zorgaanbieder, Zorgverleners	Fase 5 - “Instructie geven” afgerond	Zorgverleners gebruiken het proces Raadplegen in de praktijk
6. In productie nemen [4 week]	6.2 Beschikbaarheid support vanuit regionaal partnerschap gedurende de eerste 4 weken na livegang [4 weken] Support biedt support wanneer nodig	Implementatie-coördinator, Programmabureau	Activiteit 6.1 - “In productie nemen van implementatie-proces” gestart	Er zijn geen openstaande vragen van Zorgverleners

6. Kosten

In onderstaande tabel zijn de bekende vaste kosten voor het implementatieproces Raadplegen weergegeven.

Rol	Post	Bedrag	Opmerking

Rol	Post	Bedrag	Opmerking
XIS	UZI-servercertificaat	450 euro inclusief BTW per Zorgaanbieder voor 3 jaar	Alleen nodig indien de Zorgaanbieder nog niet beschikt over een UZI-servercertificaat.
XIS	Vrumun - Eenmalige kosten technische inrichting UZI-servercertificaat	212 euro inclusief BTW per Zorgaanbieder	Deze kosten gelden voor 2021. Dit kan op een later moment afwijken.

Een aantal van deze kosten komt overeen met de kostentabel in de implementatiehandleiding van het proces Publiceren. Dit betekent dat deze kosten niet dubbel betaald hoeven worden.

Een kostenindicatie voor een specifieke implementatie met externe leveranciers (Viewer en Knooppunt) kan opgevraagd worden bij het landelijk programmabureau of hiervoor kan een offerte opgevraagd worden bij de leverancier.

7. Risico’s

Onderstaande risico’s zijn zo veel mogelijk gebaseerd op geleerde lessen uit eerdere implementaties.

Activiteit	Risico-omschrijving	Maatregelen

Activiteit	Risico-omschrijving	Maatregelen
1.3.	Vertraging lange doorlooptijd aanvraag UZI-servercertificaat	Implementatiecoördinator informeert wekelijks naar status bij betrokkenen.
1.3.	Geringe bereidheid Zorgaanbieder bekostiging UZI-servercertificaat	Implementatiecoördinator informeert Zorgaanbieder tijdig over nut en kosten UZI-servercertificaat.
1.5.	Vertraging door beperkte beschikbaarheid zorgverleners voor training	Zorgaanbieder nodigt de juiste zorgverleners tijdig uit. Implementatiecoördinator informeren of de zorgaanbieder de betrokken zorgverleners heeft uitgenodigd.
1.5, 2.1, 3.1, 3.4, 4.1, 5.1, 6.1.	Vertraging door beperkte beschikbaarheid medewerkers Vrumun	Zorgaanbieder informeert Vrumun tijdig. Implementatiecoördinator controleert planning met Zorgaanbieder en Vrumun.
1.6, 2.2, 2.3, 3.3, 5.2.	Vertraging door beperkte beschikbaarheid medewerkers Viewer	Zorgaanbieder informeert Leverancier Viewer tijdig. Implementatiecoördinator controleert planning met Zorgaanbieder en Leverancier Viewer .
2.1, 2.3, 3.2	Vertraging door beperkte beschikbaarheid medewerkers Leverancier Knooppunt	Zorgaanbieder informeert Leverancier Knooppunt tijdig. Implementatiecoördinator controleert planning met Zorgaanbieder en Leverancier Knooppunt.

Samen komen we verder
Dit artikel is tot stand gekomen met de kennis en inzichten van professionals, experts, beleidsmakers en bestuurders. Bij VIPP Babyconnect geloven we dat er vele perspectieven nodig zijn om te gaan zien wat voor iedereen werkt. En die afweging kan altijd beter. Zie jij mogelijkheden voor verbetering in dit artikel? Vraag via info@carecodex.org een review-account aan en laat een reactie achter.
Samen weten we meer. Samen komen we verder.