Q&A - Financiën

De subsidie wordt vooral gebruikt om een projectorganisatie in de regio op te zetten. Deze organisatie gaat de VSV’s helpen bij het ontwikkelen en implementeren van de technische oplossing. Het gaat dus vooral om projectorganisatiekosten.

Onderdelen van zo’n projectorganisatie kunnen zijn: een regionale stuurgroep, regionale projectgroep, projectgroep voor de implementatie op VSV-niveau. Om deze organisatie goed te coördineren en zaken te regelen, heb je mensen nodig. Als een RSO het technisch beheer voor zijn of haar rekening neemt, dan zal daar ook een projectleider voor nodig zijn, dat kun je opnemen in een projectplan. Mensen die in de werk-, project- of stuurgroepen zitten ontvangen vacatiegelden. Op die manier wordt hun inzet gefinancierd.

Je kunt als regio via een verdeelsleutel werken, waarover je afspraken moet maken.

Als regionaal partnerschap kun je gebruikmaken van ondersteuning bij de financiële administratie en financiële rapportages door het programmabureau VIPP Babyconnect. Wanneer je hiervoor kiest, is het nodig om samen afspraken te maken over de administratieve processen en andere relevante zaken. Ga voor meer informatie naar het stappenplan financiële administratie waarin de taakverdeling is opgenomen.

De taakverdeling tussen de regio’s en het landelijke programmabureau is vastgelegd in het document Stappenplan financiële administratie regio’s.

De regio is volledig verantwoordelijk voor het opvragen van offertes en het aangaan van contracten. De penvoerder zorgt voor de goedkeuring van de facturen en de betaling van facturen via een speciaal voor het project geopende bankrekening. Vervolgens boekt het administratieve team van het programmabureau de facturen en de bankmutaties. Het programmabureau adviseert de penvoerder over vragen bij opgevraagde offertes en de bijkomende facturen. Deze vragen kunnen ook gaan over fiscale of juridische zaken.

Het programmabureau ontvangt van de penvoerder iedere maand een inhoudelijke rapportage waarin de voortgang van de mijlpalenplanning wordt toegelicht. Hierin gaat het vooral om de behaalde resultaten ten aanzien van de uitkomstdoelen.

Op basis van de financiële administratie en de aangeleverde voortgangsrapportage maken we een maandrapportage. Hierdoor krijgt de penvoerder uit de regio inzicht in het gebruik van de begroting en de ruimte die nog over is om te besteden.

Iedere regio levert, conform artikel 8 van de beleidsregel, eens per twaalf maanden een inhoudelijk en financieel verslag aan bij VWS over de voortgang van de activiteiten. De regio verzorgt de aanlevering zelf. Het programmabureau ondersteunt bij de rapportage door het geven van inhoudelijke adviezen.