VERSIE: 09-09-2021 STATUS: CONSULTATIE
1. Inleiding
Dit artikel beschrijft een handleiding voor de implementatie van het proces Raadplegen bij één Zorgaanbieder die gebruik maakt van het zorginformatiesysteem Orfeus. Hierbij wordt het proces Raadplegen geïmplementeerd conform het artikel Procesimplementatie Raadplegen uit de referentiearchitectuur van het Afsprakenstelsel Interoperabiliteit Geboortezorg. Het doel is om vanuit de uitgangssituatie de doelsituatie te bereiken. Deze implementatiehandleiding beschrijft achtereenvolgend de doelsituatie, uitgangsituatie, betrokkenen, aanpak, kosten en risico’s om dit doel te bereiken.
2. Doelsituatie
2.1. Functioneel/use case
Het functionele doel van deze implementatiehandleiding is het realiseren van de volgende use cases:
Use case R1. Zorgverlener raadpleegt relevante informatie over de cliënt binnen integraal geboortezorgtraject.
Scenario R1.1. Raadplegen “Prio 1“ informatie in acute situatie;
Scenario R1.2. Raadplegen PDF
Scenario R1.3. Raadplegen relevante gegevens vorige zwangerschap
Scenario R1.4. Raadplegen relevante gegevens voorafgaand aan intake
Scenario R1.5. Raadplegen relevante gegevens voorafgaand aan consult
Scenario R1.6. Raadplegen relevante gegevens tijdens MDO
Scenario R1.11. Raadplegen echo-uitslag
Scenario R1.12. Raadplegen bloeduitslagen
Scenario R1.16. Raadplegen relevante antwoorden ingevulde vragenlijst (Bijv. BUZZ)
Use case R2. Zorgverlener raadpleegt relevante gegevens zonder toestemming (breaking-the-glass)
Scenario R2.1. Raadplegen relevante gegevens (in noodgeval) zonder dat daarvoor toestemming is.
2.2. Technisch
Deze handleiding beschrijft hoe het proces Raadplegen kan worden geïmplementeerd met een combinatie van het zorginformatiesysteem Orfeus, de Viewer van leverancier HINQ en de ZNO (Zorg netwerk omgeving) van HINQ. De HINQ Viewer en de HINQ ZNO hebben aangetoond de rol Viewer en de rollen Authenticatieservice, Knooppunt, Lokalisatie Voorziening en Autorisatievoorziening succesvol in te kunnen vullen.
2.3. Juridisch
De Zorgaanbieder die gebruik maakt van het zorginformatiesysteem Orfeus, maakt deel uit van de HINQ zorg coöperatie. De Raadplegende Zorgaanbieder sluit een verwerkersovereenkomst af met HINQ.
3. Uitgangssituatie
De uitgangssituatie heeft de volgende kenmerken:
De functionaliteit voor het aanroepen van de HINQ Viewer is reeds in Orfeus ingebouwd
De handleiding voor het inrichten in Orfeus is beschikbaar
De integratie van de HINQ Viewer in Orfeus is succesvol beproefd in een Proof-of-Concept en in een Voorbeeldimplementatie.
De handleiding voor het gebruik van de Viewer is beschikbaar
Het Raadplegen van geboortezorggegevens vanuit Orfeus met behulp van de applicatie Viewer is succesvol op beperkte schaal in productie genomen in een voorbeeldimplementatie
4. Betrokkenen
Hieronder een overzicht van de betrokken rollen. Een persoon kan meerdere rollen uitvoeren.
Betrokkene | Omschrijving |
---|---|
Implementatiecoördinator | Coördineert de implementatie bij één of meerdere zorgaanbieders |
Orfeus | Leverancier van XIS |
HINQ |
|
Regionaal implementatie-ondersteuner | Medewerker van landelijk programmabureau die beschikbaar is voor vragen van Regionaal projectleider |
Regionaal projectleider | Eindverantwoordelijk voor implementatie |
Support | Ondersteuning van eindgebruikers in eerste fase na livegang |
Trainer |
|
UZI Register | Uitgever van UZI-servercertificaat dat nodig is voor veilige communicatie |
Zorgaanbieder | Zorgverlener of verband van zorgverleners |
Zorgverlener | Eindgebruiker van het te implementeren proces. |
5. Aanpak
Voor de implementatie gelden per Zorgaanbieder de volgende fases:
Voorbereiden
Inrichten afspraken
Inrichten techniek
Uitvoeren controle
Instructie geven
In productie nemen
Ondersteunen in beginfase
Onderstaand schema geeft een visuele richtlijn weer van het tijdsbestek.
In de tabel hieronder worden de activiteiten per fase toegelicht. Per fase en per activiteit is de doorlooptijd opgenomen. Per activiteit zijn de afhankelijkheden voor het kunnen uitvoeren van die activiteit opgenomen, waardoor kan worden bepaald welke activiteiten parallel aan elkaar kunnen worden uitgevoerd. De doorlooptijd van de voorbereiding tot en met de inproductiename bedraagt 13 weken.
Fase [doorlooptijd] | Activiteiten [doorlooptijd] | Uitvoerenden | Afhankelijkheden voor start activiteit | Succescriteria per activiteit |
---|---|---|---|---|
1. Voorbereiden | 1.1 Bemensen rollen [2 weken]
| Implementatie-coördinator, Regionaal projectleider |
|
|
1.2 Informeren Zorgverleners [2 weken]
Bovengenoemde documenten zijn te vinden in het artikel Voorbeeldmaterialen. | Zorgaanbieder, Implementatie-coördinator |
|
| |
1.3 Controleren en aanvragen uzi-servercertificaat [6 weken]
Note: Gebruik van UZI passen is ook mogelijk. Deze functionaliteit is nog niet meegenomen in een voorbeeldimplementatie. Neem hiervoor contact op met info@carecodex.org. | Zorgaanbieder, Orfeus |
|
| |
1.4 Reserveer tijd van Zorgverlener voor gebruikersacceptatietest [1 week]
| Implementatiecoördinator, Zorgaanbieder, Zorgverlener |
|
| |
1.5 Inplannen training zorginformatiesysteem Orfeus aan Zorgverleners [1 week]
| Implementatiecoördinator, Zorgaanbieder, Trainer, Orfeus |
|
| |
1.6 Inplannen training HINQ Viewer aan Zorgverleners [1 week]
| Implementatie-coördinator, HINQ, Zorgaanbieder, Trainer |
|
| |
2. Inrichten: Afspraken [4 weken] | 2.1 Licenties en contract HINQ ZNO [2 weken]
| Implementatie-coördinator, Zorgaanbieder, HINQ |
|
|
2.2 Inkopen en contract HINQ Viewer [2 weken]
| Implementatie-coördinator, Zorgaanbieder, HINQ |
|
| |
2.3 Ondertekenen verwerkersovereenkomst [2 weken]
| Implementatie-coördinator, Zorgaanbieder, HINQ |
|
| |
3. Inrichten Techniek [3 weken] | 3.1 Technisch inrichten XIS [1 week]
| Implementatiecoördinator, Orfeus |
|
|
3.2 Inrichting HINQ ZNO en Viewer [1 week]
| Implementatie-coördinator, HINQ, Orfeus, Zorgaanbieder |
|
| |
3.3 Functioneel inrichten XIS [1 week]
| Implementatie-coördinator, Orfeus, Zorgaanbieder |
|
| |
3.4 Aanmaken HINQ accounts [1 week]
| Zorgaanbieder, HINQ |
|
| |
4. Uitvoeren Controle [1 week] | 4.1 Gebruikersacceptatietest [1 week] Tijdens activiteit 1.4 is een moment ingepland voor de gebruikersacceptatietest. De gebruikersacceptatietest wordt 'live' uitgevoerd. Dit houdt in dat de Implementatiecoördinator samenzit met de Zorgverlener om de stappen uit te voeren en uitleg te kunnen geven waar nodig is.
| Implementatie-coördinator, Zorgaanbieder, Zorgverlener |
|
|
5. Instructie Geven [1 week] | 5.1 Training over zorginformatiesysteem Orfeus release 2021 [1 week] Tijdens activiteit 1.5 is een moment ingepland voor de training. Inhoudelijk gaat de training over wijzigingen in de Orfeus release 2021 en de onderdelen die het proces Raadplegen mogelijk maken.
| Implementatie-coördinator, Orfeus, Trainer |
|
|
5.2 Training HINQ viewer [1 week] Tijdens activiteit 1.6 is een moment ingepland voor de training. Inhoudelijk gaat de training over het gebruik van de HINQ viewer. De training wordt gegeven door de trainer of HINQ | Implementatie-coördinator, HINQ, Trainer |
|
| |
6. In productie nemen [1 week] | 6.1 In productie nemen nemen release 2021 Orfeus [1 week]
| Orfeus |
|
|
7. Ondersteunen [4 weken] | 7.1 Beschikbaarheid support vanuit regionaal partnerschap gedurende de eerste 4 weken na livegang [4 weken]
| Implementatie-coördinator, Programmabureau |
|
|
6. Kosten
Activiteit | Post | Bedrag | Opmerking |
---|---|---|---|
1.3. | Uzi-servercertificaat | 450 euro inclusief BTW per Zorgaanbieder voor 3 jaar | Alleen nodig indien de Zorgaanbieder nog niet beschikt over een UZI-servercertificaat |
1.3. 3.1. | Orfeus - Eenmalige kosten technische inrichting UZI-servercertificaat | n.t.b. | Vooralsnog geen kosten verwacht. Echter, hierover nog geen bevestiging van Orfeus ontvangen |
6. | Orfeus - mogelijk extra licentiekosten | n.t.b. | Vooralsnog geen kosten verwacht. Echter, hierover nog geen bevestiging van Orfeus ontvangen |
2.1. | HINQ ZNO licentie | op aanvraag | Deze kosten zijn per individuele zorgverlener en zijn onafhankelijk van het bronsysteem. |
2.1. | HINQ ZNO SSO koppeling verloskundige systemen | op aanvraag | Deze kosten zijn niet per individuele Zorgaanbieder maar per bronsysteem. In dit geval is het bronsysteem Orfeus. De kosten kunnen worden gedeeld door meerdere Zorgaanbieders die gebruik maken van Orfeus. |
2.2. | HINQ Viewer licentie | op aanvraag | Deze licentie is gratis bij afname licentie HINQ ZNO. |
3.2. 3.4. | HINQ ZNO - Eenmalige aansluitingskosten inrichting | op aanvraag | Deze kosten zijn eenmalig per regio. Deze kosten zijn niet per individuele Zorgaanbieder of per bronsysteem maar kunnen door alle Zorgaanbieders in één VSV/IGO worden gedeeld. Wanneer meerdere VSV’s/IGO’s gezamenlijk voor de HINQ ZNO kiezen, kan dit bedrag lager uitvallen in verband met schaalvoordelen. |
7. Risico’s
Onderstaande risico’s zijn zo veel mogelijk gebaseerd op geleerde lessen uit eerdere implementaties.
Activiteit | Risico-omschrijving | Maatregelen |
---|---|---|
1.3. | Vertraging lange doorlooptijd aanvraag UZI-servercertificaat | Implementatiecoördinator informeert wekelijks naar status bij betrokkenen. |
1.3. | Geringe bereidheid Zorgaanbieder bekostiging UZI-servercertificaat | Implementatiecoördinator informeert Zorgaanbieder tijdig over nut en kosten UZI-servercertificaat. |
1.5. | Vertraging door beperkte beschikbaarheid zorgverleners voor training | Zorgaanbieder nodigt de juiste zorgverleners tijdig uit. Implementatiecoördinator informeren of de zorgaanbieder de betrokken zorgverleners heeft uitgenodigd. |
1.5, 3.1, 3.4, 4.1, 5.1, 6.1. | Vertraging door beperkte beschikbaarheid medewerkers Orfeus | Zorgaanbieder informeert Orfeus tijdig. Implementatiecoördinator controleert planning met Zorgaanbieder en Orfeus. |
1.6, 2.1, 2.2, 3.2, 3.4, 5.2. | Vertraging door beperkte beschikbaarheid medewerkers HINQ | Zorgaanbieder informeert HINQ tijdig. Implementatiecoördinator controleert planning met Zorgaanbieder en HINQ. |
Samen komen we verder
Dit artikel is tot stand gekomen met de kennis en inzichten van professionals, experts, beleidsmakers en bestuurders. Bij VIPP Babyconnect geloven we dat er vele perspectieven nodig zijn om te gaan zien wat voor iedereen werkt. En die afweging kan altijd beter. Zie jij mogelijkheden voor verbetering in dit artikel? Vraag via info@carecodex.org een review-account aan en laat een reactie achter.
Samen weten we meer. Samen komen we verder.