Implementatiecoördinator

Coördineert de implementatie bij één of meerdere zorgaanbieders

Vrumun

Leverancier van XIS

HINQ

• Leverancier van Viewer

• Leverancier van ZNO/zorgcoöperatie

Regionaal implementatie-ondersteuner

Medewerker van landelijk programmabureau die beschikbaar is voor vragen van Regionaal projectleider

Regionaal projectleider

Eindverantwoordelijk voor implementatie

Support

Ondersteuning van eindgebruikers in eerste fase na livegang

Trainer

• Trainer van regionaal partnerschap die instructie kan geven aan zorgverleners

• Mogelijk ook trainingen van leverancier

UZI Register

Uitgever van UZI-servercertificaat dat nodig is voor veilige communicatie

Zorgaanbieder

Zorgverlener of verband van zorgverleners

Zorgverlener

Eindgebruiker van het te implementeren proces.

1. Voorbereiden

[9 weken]

1.1 Bemensen rollen [2 weken]

• Invullen alle rollen zoals benoemd in paragraaf 4

Implementatie-coördinator, Regionaal projectleider

• geen

• Rollen zijn ingevuld

• Alle betrokkenen weten hun rol

1.2 Informeren Zorgverleners [2 weken]

• Zorgverlener wordt geïnformeerd over wat Raadplegen inhoudt voor de zorgverlener - Brochure “Zorgverleners”

• Zorgverlener wordt geïnformeerd over het implementatieproces

• Zorgverlener ontvangt informatie voor cliënten:

  • Zorgverlener heeft de mogelijkheid tot het informeren van cliënten - Brochure "Cliënten“

  • Zorgverlener heeft de middelen om cliënten om toestemming te vragen bij ingebruikname - Cliënttoestemmingsformulier

Bovengenoemde documenten zijn te vinden in het artikel Voorbeeldmaterialen

Zorgaanbieder, Implementatie-coördinator

• activiteit 1.1 afgerond

• Zorgverleners zijn op de hoogte van inhoud en proces

• Zorgverleners hebben toegang tot informatie voor cliënten

1.3 Controleren en aanvragen uzi-servercertificaat [6 weken]

• Zie: https://www.uziregister.nl/servercertificaat/vraag-een-uzi-servercertificaat-aan:

  • Stap 1: abonnee worden (door Zorgaanbieder)

  • Stap 2: pkcs-bestand aanmaken (door Vrumun)

  • Stap 3: aanvraagformulier invullen (door Zorgaanbieder). Dit formulier mag je digitaal ondertekenen met een UZI-pas maar je mag ook printen met pen ondertekenen, scannen en mailen. 

  • Stap 4: domeincontrole (door Vrumun)

  • Stap 5: identiteitscontrole (door Zorgaanbieder) 

  • Stap 6: het certificaat wordt gemaild naar Zorgaanbieder. Die stuurt het certficaat door naar Vrumun

Note: Gebruik van UZI passen is ook mogelijk. Deze functionaliteit is nog niet meegenomen in een voorbeeldimplementatie. Neem hiervoor contact op met info@carecodex.org

Zorgaanbieder, Vrumun

• activiteit 1.1 afgerond

• UZI-servercertificaat is ontvangen door Zorgaanbieder

1.4 Reserveer tijd van Zorgverlener voor gebruikersacceptatietest [1 week]

• De gebruikersacceptatietest kan rond week 9 gepland worden, mits er geen vertraging oploopt in eerdere fases

• Bij (verwachte) vertraging dient de gebruikersacceptatietest later ingepland te worden

Implementatie-coördinator, Zorgaanbieder, Zorgverlener

• activiteit 1.3 afgerond

• Er is tijd ingepland voor de gebruikersacceptatietest.

1.5 Inplannen training zorginformatiesysteem Vrumun aan Zorgverleners [1 week]

• De training voor Zorgverleners kan rond week 9 ingepland worden, mits er geen vertraging oploopt in eerdere fases.

• Bij (verwachte) vertraging dient de training voor eindgebruikers later ingepland te worden

• De training moet gepland worden in afstemming met Vrumun, Trainer en Zorgaanbieder

• De Zorgaanbieder is verantwoordelijk voor het uitnodigen van Zorgverleners voor de geplande training

Implementatie-coördinator, Zorgaanbieder, Trainer, Vrumun

• activiteit 1.3 afgerond

• Er is tijd ingepland voor de eindgebruikerstraining

• Zorgverleners/eindgebruikers zijn uitgenodigd door de Zorgaanbieder

1.6 Inplannen training HINQ Viewer aan Zorgverleners [1 week]

• De training voor Zorgverleners kan rond week 9 ingepland worden, mits er geen vertraging oploopt in eerdere fases.

• De training moet gepland worden in afstemming met HINQ, Trainer en Zorgaanbieder

• De Zorgaanbieder is verantwoordelijk voor het uitnodigen van Zorgverleners voor de geplande training

Implementatie-coordinator, HINQ, Zorgaanbieder, Trainer

• activiteit 1.3 afgerond

• Er is tijd ingepland voor de HINQ Viewer training

• Zorgverleners/eindgebruikers zijn uitgenodigd door de Zorgaanbieder

2. Inrichten: Afspraken

[4 weken]

2.1 Aanvragen juiste Vrumun (XIS) versie [2 weken]

• Indien de Vrumun versie de aan proces Raadplegen gewenste functionaliteiten nog niet bevat neemt de Zorgaanbieder contact op met Vrumun.

  • Versie beschikt over de functionaliteiten voor het uitvoeren van het proces Raadplegen

Implementatie-coordinator, Vrumun, Zorgaanbieder

• geen

• De Zorgaanbieder beschikt over de juiste versie van Vrumun (XIS) voor het proces Raadplegen

2.2 Licenties en contract HINQ ZNO [2 weken]

• Vraag licenties aan voor de ZNO omgeving HINQ

  • Neem contact op met HINQ: https://hinq.nl

• Opmaken contractvoorstel inclusief SLA voor dienst HINQ ZNO

  • Ondertekenen contract

Implementatie-coördinator, Zorgaanbieder, HINQ

• geen

• HINQ ZNO licenties zijn aangevraagd voor alle betrokken zorgverleners

• Contractvoorstel ondertekend

2.3 Inkopen en contract HINQ Viewer [2 weken]

• Vraag de dienst Viewer aan

  • Neem contact op met HINQ: https://hinq.nl

• Opmaken contractvoorstel inclusief SLA voor dienst HINQ Viewer

  • Ondertekenen contract

Implementatie-coördinator, Zorgaanbieder, HINQ

• geen

• HINQ Viewer is ingekocht

• Contractvoorstel ondertekend

2.4 Ondertekenen verwerkersovereenkomst [2 weken]

• De verwerkersovereenkomst met HINQ wordt ondertekend door de Zorgaanbieder

Implementatie-coordinator, Zorgaanbieder, HINQ

• activiteit 2.2

• activiteit 2.3

• De Zorgaanbieder heeft de verwerkersovereenkomst getekend

3. Inrichten Techniek

[3 weken]

3.1 Technisch inrichten XIS [1 week]

• Vrumun koppelt het UZI-servercertificaat aan XIS

• Vrumun configureert Viewer in XIS

Implementatiecoordinator, Vrumun

• activiteit 1.3 afgerond

• fase 2 afgerond

• UZI-servercertificaat is gekoppeld aan XIS

3.2 Inrichting HINQ ZNO en Viewer [1 week]

• Aanmaken zorgnetwerk (bijv. “IGO Geboortehart“)

• Koppelen van zorgaanbieder aan zorgnetwerk

• HINQ slaat de public key van het UZI-servercertificaat van de zorgaanbieder op:

  • Vrumun levert public key aan bij HINQ

  • HINQ zoekt public key zelf op: zorgcsp
    Gebruik voor de zoekterm de volgende syntax: *[ZOEKTERM]*

Implementatie-coördinator, HINQ, Vrumun, Zorgaanbieder

• activiteit 3.1 afgerond

• UZI-servercertificaat is gekoppeld aan HINQ

• Viewer-instellingen zijn uitgevoerd in front-end XIS

• Zorgnetwerk in HINQ aangemaakt

• Zorgaanbieder in HINQ aan zorgnetwerk gekoppeld

• Public key XIS opslaan in HINQ

3.3 Functioneel inrichten Vrumun [1 week]

• De Zorgaanbieder (of Vrumun) richt XIS in

Implementatie-coördinator, Vrumun, Zorgaanbieder

• activiteit 3.1 afgerond

• raadpleeg-instellingen ingevoerd

3.4 Aanmaken HINQ accounts [1 week]

• Aanmaken van HINQ accounts voor alle betrokken Zorgverleners

Zorgaanbieder, HINQ

• fase 2 afgerond

• activiteit 3.2 afgerond

• Alle betrokken Zorgverleners beschikken over een HINQ account

4. Uitvoeren Controle

[1 week]

4.1 Gebruikersacceptatietest [1 week]

Tijdens activiteit 1.4 is een moment ingepland voor de gebruikersacceptatietest. De gebruikersacceptatietest wordt 'live' uitgevoerd. Dit houdt in dat de Implementatiecoördinator samenzit met de Zorgverlener om de stappen uit te voeren en uitleg te kunnen geven waar nodig is.

1. Om het proces Raadplegen te kunnen testen is het nodig dat er gegevens opgehaald kunnen worden. Dit kan op twee manieren:

   1. Wanneer het systeem kan Publiceren kunnen deze eerder gepubliceerde gegevens geraadpleegd worden.

   2. Vooraf aan de test een testpersona op een FHIR server opslaan om deze tijdens de test te raadplegen.

      1. Bij deze stap is het belangrijk dat de viewer de gegevens bij het juiste endpoint opvraagt.

2. Zorgverlener en Implementatiecoördinator controleren of de juiste geboortezorggegevens in de Viewer getoond worden.

Implementatie-coördinator, Zorgaanbieder, Zorgverlener

• activiteit 1.4 afgerond

• fase 3 afgerond

• Vertegenwoordiger van Zorgverleners geeft akkoord

5. Instructie Geven

[1 week]

5.1 Inwerken trainer voor training zorginformatiesysteem Vrumun [1 week]

• De trainer leest zich in of krijgt een training over het gebruik van zorginformatiesysteem Vrumun

• Wanneer er een Trainer vanuit de leverancier wordt toegewezen kan deze stap worden overgeslagen.

Trainer, Vrumun

• geen

• De trainer is in staat om zorgverleners uitleg te geven of het gebruik van het zorginformatiesysteem Vrumun

5.2 Training over gebruik Vrumun i.r.t. proces Raadplegen [1 week]

Tijdens activiteit 1.5 is een moment ingepland voor de training. Inhoudelijk gaat de training over de functionaliteiten in Vrumun i.r.t. het proces Raadplegen

• Trainer geeft training aangaande onderdelen gerelateerd aan het proces Raadplegen

Implementatie-coördinator, Trainer

• activiteit 1.5 afgerond

• fase 2 afgerond

• fase 4 afgerond

• Zorgverleners weten hoe ze moeten Raadplegen

5.3 Training HINQ viewer [1 week]

Tijdens activiteit 1.6 is een moment ingepland voor de training. Inhoudelijk gaat de training over het gebruik van de HINQ viewer. De training wordt gegeven door de trainer of HINQ

Implementatie-coördinator, HINQ, Trainer

• activiteit 1.6 afgerond

• fase 4 afgerond

• Zorgverleners hebben een training over de HINQ Viewer gehad.

• Zorgverleners weten hoe zij met de Viewer moeten werken.

6. Ondersteunen

6.1 Beschikbaarheid support vanuit regionaal partnerschap gedurende de eerste 4 weken na livegang [4 weken]

• Support biedt support wanneer nodig

Implementatie-coördinator, Programmabureau

• fase 6 afgerond

• Geen openstaande vragen van Zorgverleners

1.3.

Uzi-servercertificaat

450 euro inclusief BTW per Zorgaanbieder voor 3 jaar

Alleen nodig indien de Zorgaanbieder nog niet beschikt over een UZI-servercertificaat

1.3. 3.1.

Vrumun - Eenmalige kosten technische inrichting UZI-servercertificaat

kosten op aanvraag

Deze kosten gelden voor 2021. Dit kan op een later moment afwijken.

2.1.

HINQ ZNO licenties

kosten op aanvraag

Deze kosten zijn per individuele zorgverlener en zijn onafhankelijk van het bronsysteem.

2.2.

HINQ ZNO SSO koppeling verloskundige systemen

kosten op aanvraag

Deze kosten zijn niet per individuele Zorgaanbieder maar per bronsysteem. In dit geval is het bronsysteem Vrumun. De kosten kunnen worden gedeeld door meerdere Zorgaanbieders die gebruik maken van Vrumun.

2.2.

HINQ Viewer licentie

kosten op aanvraag

Deze licentie is gratis bij afname licentie HINQ ZNO

3.2. 3.4.

HINQ ZNO - Eenmalige aansluitingskosten inrichting

kosten op aanvraag

Deze kosten zijn eenmalig per regio. Deze kosten zijn niet per individuele Zorgaanbieder of per bronsysteem maar kunnen door alle Zorgaanbieders in één VSV/IGO worden gedeeld. Wanneer meerdere VSV’s/IGO’s gezamenlijk voor de HINQ ZNO kiezen, kan dit bedrag lager uitvallen in verband met schaalvoordelen.

1.3.

Vertraging lange doorlooptijd aanvraag UZI-servercertificaat

Implementatiecoördinator informeert wekelijks naar status bij betrokkenen.

1.3.

Geringe bereidheid Zorgaanbieder bekostiging UZI-servercertificaat

Implementatiecoördinator informeert Zorgaanbieder tijdig over nut en kosten UZI-servercertificaat.

1.5.

Vertraging door beperkte beschikbaarheid zorgverleners voor training

Zorgaanbieder nodigt de juiste zorgverleners tijdig uit. Implementatiecoördinator informeren of de zorgaanbieder de betrokken zorgverleners heeft uitgenodigd.

1.5, 3.1, 3.4, 4.1, 5.1, 6.1.

Vertraging door beperkte beschikbaarheid medewerkers Vrumun

Zorgaanbieder informeert Vrumun tijdig. Implementatiecoördinator controleert planning met Zorgaanbieder en Vrumun.

1.6, 2.1, 2.2, 3.2, 3.4, 5.2.

Vertraging door beperkte beschikbaarheid medewerkers HINQ

Zorgaanbieder informeert HINQ tijdig. Implementatiecoördinator controleert planning met Zorgaanbieder en HINQ.