Publiceren implementatievariant Ⅳ

versie: 04-10-2022 status: consultatie

04-10-2022

  • Eerste publicatie artikel o.b.v. implementatievarianten

Deze handleiding kan gebruikt worden voor de volgende zorginformatiesystemen:

  • Atermes

1. Inleiding

Dit artikel beschrijft de handleiding voor de implementatie van het proces Publiceren conform implementatievariant Ⅳ. Dit betekent dat het Zorginformatiesysteem zelf de rollen van Registrator, Extractor, Convertor en Resource Server in te vullen. De rol Knooppunt is een losstaande applicatie. Het proces Publiceren wordt geïmplementeerd conform het artikel Procesimplementatie Publiceren uit de referentiearchitectuur van het Afsprakenstelsel Interoperabiliteit Geboortezorg.

Deze handleiding is primair gericht op de benodigde activiteiten aangaande de rol XIS en de rol die hieraan direct gerelateerd zijn: de rol Knooppunt. Op dit moment zijn de volgende zorginformatiesystemen geschikt voor implementatievariant Ⅳ:

  • Atermes

Dit betekent dat voor de implementatie van het proces Publiceren bij Zorgaanbieders die gebruik maken van één van deze systemen gebruik kan worden gemaakt van deze handleiding. Deze implementatiehandleiding beschrijft achtereenvolgens de doelsituatie, uitgangssituatie, betrokkenen en aanpak. Tot slot is er een hoofdstuk opgenomen waarin XIS specifieke zaken zijn opgenomen.

Op basis van nieuwe inzichten kan deze handleiding nog worden aangepast. Aanpassingen en toevoegingen zijn terug te vinden in de changelog bovenaan deze pagina.

Scholing op het niveau van zorgproces is niet opgenomen in deze handleiding.

Implementatievariant Ⅳ

  • Het Zorginformatiesysteem (XIS) geeft invulling aan de rol Registrator waarin de zorgverlener gegevens registreert, de rol Extractor die geregistreerde data extraheert de rol Convertor die geëxtraheerde data converteert conform informatiestandaarden en de rol Resource Server, waarin de gegevens worden opgeslagen.

  • De Zorgaanbieder is verantwoordelijk voor de juiste invulling van alle rollen die nodig zijn voor het toegankelijk en vindbaar maken van gegevens. In deze implementatievariant geeft het zorginformatiesysteem alleen invulling aan de rol Registrator, de rol Extractor, de rol Convertor en de rol Resource Server.

  • De rol Convertor maakt gebruik van een landelijke tabel met conversie-definities: de zib-definition.

  • De rol Knooppunt is een losstaande applicatie.

2. Doelsituatie

2.1. Functioneel

Het functionele doel van deze implementatiehandleiding is het realiseren van onderstaande use cases. Use cases kunnen meerdere scenario’s omvatten. Voor een overzicht van alle use cases en scenario’s zie het artikel Zorgproces.

  • Use case P1. Zorgverlener publiceert gegevens uit zorgproces

  • Use case P4. Zorgverlener publiceert beschikbare informatie niet, vanwege aanwezigheid bezwaar, of ontbreken toestemming van cliënt

2.2. Technisch

Vanuit het zorginformatiesysteem kunnen geboortezorggegevens succesvol toegankelijk en vindbaar worden gemaakt. Wanneer daarnaast de benodigde Generieke functies zijn geïmplementeerd, kunnen Zorgaanbieders die het proces Raadplegen hebben geïmplementeerd data afkomstig uit het zorginformatiesysteem in de Viewer tonen. Voor een uitgebreide toelichting op het toegankelijk en vindbaar maken van gegevens zie ook het artikel Procesimplementatie Publiceren.

 

2.3. Juridisch

Voor het toegankelijk en vindbaar maken van gegevens sluit de zorgaanbieder een verwerkersovereenkomst af met:

  • Leverancier XIS - (mogelijk dient de verwerkersovereenkomst herzien te worden)

  • Leverancier Knooppunt

3. Uitgangssituatie

De uitgangssituatie heeft de volgende kenmerken:

  • De functionaliteit van de voor het proces “Publiceren” benodigde actoren Registrator, Extractor en Convertor is beschikbaar in het XIS.

  • De applicatie van Leverancier XIS voldoet aan de eisen die het Afsprakenstelsel Interoperabiliteit Geboortezorg stelt aan de actoren Registrator, Extractor, Convertor en Resource Server.

  • De applicatie van Leverancier Knooppunt voldoet aan de eisen die het Afsprakenstelsel Interoperabiliteit Geboortezorg stelt aan de actor Knooppunt.

  • Het Publiceren van geboortezorggegevens vanuit een XIS met behulp van een Knooppunt van een andere leverancier is succesvol beproefd in Proof-of-Concept(s) en/of succesvol op beperkte schaal in productie genomen in een voorbeeldimplementatie.

4. Betrokken rollen

Hieronder een overzicht van de betrokken rollen. Eén persoon kan meerdere rollen uitvoeren.

Betrokkene

Omschrijving

Betrokkene

Omschrijving

Implementatiecoördinator

Coördineert de implementatie bij één of meerdere zorgaanbieders

Leverancier XIS

Leverancier van het XIS (zorginformatiesysteem)

Regionaal implementatie-ondersteuner

Medewerker van landelijk programmabureau die beschikbaar is voor vragen van Regionaal projectleider

Regionaal projectleider

Eindverantwoordelijk voor implementatie

Support

Ondersteuning van Zorgverleners in eerste fase na livegang

Trainer

  • Trainer van regionaal partnerschap die instructie kan geven aan zorgverleners

  • Mogelijk ook trainingen van leverancier

UZI Register

Uitgever van UZI-servercertificaat dat nodig is voor veilige communicatie

Zorgaanbieder

Organisatie die zorg levert en waarbinnen het proces Publiceren wordt geïmplementeerd.

Zorgverlener

Eindgebruiker van het te implementeren proces / persoon die zorg verleent onder verantwoordelijkheid van Zorgaanbieder.

Leverancier Knooppunt

Leverancier van het Knooppunt die wordt gebruikt voor het vindbaar maken van geboortezorggegevens.

5. Aanpak

Voor de implementatie gelden per Zorgaanbieder de volgende fases:

  1. Voorbereiden

  2. Inrichten Afspraken

  3. Inrichten Techniek

  4. Uitvoeren Controle

  5. Instructie Geven

  6. In productie nemen

Onderstaand schema geeft een visuele richtlijn weer van het tijdsbestek.

In de tabel worden de activiteiten per fase toegelicht. Per fase en per activiteit is een indicatie van doorlooptijd opgenomen. Per activiteit zijn de afhankelijkheden voor het kunnen uitvoeren van die activiteit opgenomen, waardoor kan worden bepaald welke activiteiten parallel aan elkaar kunnen worden uitgevoerd. Fases kunnen overlap met elkaar hebben, dit is te zien in de bovenstaande strokenplanning. De indicatie doorlooptijd van de voorbereiding tot de inproductiename bedraagt 12 weken.

Fase [doorlooptijd]

Activiteiten [doorlooptijd]

Uitvoerenden

Afhankelijkheden voor start activiteit

Succescriteria per activiteit

Fase [doorlooptijd]

Activiteiten [doorlooptijd]

Uitvoerenden

Afhankelijkheden voor start activiteit

Succescriteria per activiteit

  1. Voorbereiden

[9 weken]

1.1 Bemensen rollen [2 weken]

  • Invullen alle rollen zoals benoemd in paragraaf 4

Implementatiecoördinator, Regionaal projectleider

  • Geen

  • Rollen zijn ingevuld

  • Alle betrokkenen weten hun rol

1.2 Informeren Zorgverleners [2 weken]

  • Zorgverlener wordt geïnformeerd over wat publiceren inhoudt voor de zorgverlener - Brochure “Zorgverleners”

  • Zorgverlener wordt geïnformeerd over het implementatieproces

  • Zorgverlener ontvangt informatie voor cliënten

Bovengenoemde documenten zijn te vinden in het artikel voorbeeldmateriaal.

Zorgaanbieder, Implementatiecoördinator

  • Activiteit 1.1 - “Bemensen rollen” afgerond

  • Zorgverleners zijn op de hoogte van inhoud en proces

  • Zorgverleners hebben toegang tot informatie voor cliënten

1.3 Controleren/aanvragen identificatiemiddel [6 weken]

Zorgaanbieder, Leverancier XIS

  • Activiteit 1.1 - “Bemensen rollen” afgerond

  • UZI-servercertificaat is ontvangen door Zorgaanbieder

1.4 Reserveer tijd van Zorgverlener(s) voor gebruikersacceptatietest [1 week]

De gebruikersacceptatietest kan op verschillende wijzen worden gepland en uitgevoerd. Zo kan dit per praktijk plaatsvinden. Ook kan er hiervoor een representatieve groep binnen de regio/VSV/IGO opgesteld worden.

  • Het definitief plannen van de gebruikersacceptatietest kan rond week 9 plaats vinden, mits er geen vertraging is.

  • De gebruikersacceptatietest kan rond week 11 worden uitgevoerd.

    • Bij (verwachte) vertraging dient de gebruikersacceptatietest later te worden ingepland.

Implementatiecoördinator, Zorgaanbieder, Zorgverlener

  • Activiteit 1.3 - “Controleren en aanvragen UZI-servercertificaat” afgerond

  • Er is tijd ingepland voor de gebruikersacceptatietest.

1.5 Inplannen training XIS aan Zorgverleners [1 week]

  • In afstemming met Zorgaanbieder beslissen of training(en)/uitleg nodig is.

    • Het gaat hier over een training(en) met als doel het toelichten van de verschillende stappen benodigd voor het uitvoeren van het Publiceren binnen het XIS.

    • Indien het XIS rond de implementatie van het proces publiceren een update doorvoert, kan het zijn dat hier ook een training/scholing voor nodig is.

  • Het definitief plannen van de training kan rond week 9 plaats vinden, mits er geen vertraging is.

  • De training kan rond week 12 worden uitgevoerd.

    • Bij (verwachte) vertraging dient de training voor eindgebruikers later ingepland te worden

  • De training moet gepland worden in afstemming met Trainer en Zorgaanbieder

  • De Zorgaanbieder is verantwoordelijk voor het uitnodigen van Zorgverleners voor de geplande training

Note: Kijk ook hier voor een zo actueel mogelijk overzicht van scholingen gerelateerd aan het zorgproces.

Implementatiecoördinator, Zorgaanbieder, Trainer

  • Activiteit 1.3 - “Controleren en aanvragen UZI-servercertificaat” afgerond

  • Er is tijd ingepland voor de Zorgverlenerstraining

  • Uitnodigingen zijn door Zorgaanbieder verstuurd aan Zorgverleners

  1. Inrichten Afspraken

[4 weken]

2.1 Aanvraag voor koppeling Knooppunt [2 weken]

  • Vraag licentie(s) en contractvoorstel inclusief SLA aan voor dienst Knooppunt

    • contractvoorstel en SLA laten beoordelen door juridische expert

  • De Zorgaanbieder heeft keuze om:

    • te koppelen met een regionaal Knooppunt (bv een Twiin Knooppunt)

    • te koppelen met een 'decentraal' Knooppunt (bv een Nuts Node)

    • Via een tussenpartij, bijvoorbeeld een (regionaal) samenwerkingsverband

Implementatiecoördinator, Zorgaanbieder,
Leverancier Knooppunt

  • Geen

  • Koppeling met Knooppunt is aangevraagd

2.2 Ondertekenen verwerkersovereenkomst en contract [2 weken]

  • Voor de dienst Knooppunt dient een verwerkersovereenkomst te worden afgesloten

  • De verwerkingsovereenkomst kan:

    • direct tussen “Verwerkingsverantwoordelijke” Zorgaanbieder en “Verwerker” Leverancier Knooppunt ondertekend worden;

    • via een tussenpartij, bijvoorbeeld (regionaal) samenwerkingsverband, ondertekend worden. Hierbij is het samenwerkingsverband “Verwerker“ en de Leverancier Knooppunt “Subverwerker“

Implementatiecoördinator, Zorgaanbieder, Leverancier Knooppunt

  • Activiteit 2.1 - “Aanvraag voor koppeling Knooppunt” afgerond

  • De zorgaanbieder heeft de verwerkersovereenkomst en contract rechtsgeldig ondertekend

  • Indien er in fase 2 sprake is van een tussenpartij zijn hier ook afspraken / overeenkomsten mee afgesloten

  1. Inrichten Techniek

[2 weken]

3.1 Technisch inrichten XIS [1 week]

  • Leverancier XIS koppelt het UZI-servercertificaat aan het XIS

Implementatiecoördinator, leverancier XIS

  • Activiteit 1.3 - “Controleren en aanvragen UZI-servercertificaat” afgerond

  • Fase 2 - “Inrichten Afspraken” afgerond

  • UZI-servercertificaat is gekoppeld aan XIS

3.2 Inrichten Knooppunt [1 week]

  • Koppelen Knooppunt aan XIS

 

Implementatiecoördinator, Leverancier Knooppunt, Leverancier XIS

  • Activiteit 1.3 - “Controleren en aanvragen UZI-servercertificaat” afgerond

  • Fase 2 - “Inrichten Afspraken” afgerond

  • Activiteit 3.1 - “Technisch inrichten XIS” afgerond

  • Knooppunt is gekoppeld aan XIS

3.3 Functioneel inrichten XIS [1 week]

  • De Zorgaanbieder (of leverancier XIS) richt XIS in.
    De beschikbare handleidingen van XIS’sen zijn onderaan dit artikel opgenomen. Indien de handleiding voor een XIS er niet tussen staat, neem contact op met de desbetreffende leverancier.

Implementatiecoördinator, leverancier XIS, Zorgaanbieder

  • Activiteit 3.1 - “Technisch inrichten XIS” afgerond

  • Publicatie-instellingen zijn ingevoerd, inclusief toestemming-instellingen

  1. Uitvoeren Controle

[1 week]

4.1 Gebruikersacceptatietest [1 week]

Tijdens activiteit 1.4 is een moment ingepland voor de gebruikersacceptatietest. De gebruikersacceptatietest wordt ‘live’ uitgevoerd. Zorgverleners(s) zitten samen met de Implementatiecoördinator om de stappen uit te voeren en uitleg te kunnen krijgen waar nodig is.

Stappen voor implementatiecoördinator:

  1. Laat de Zorgverlener(s) de gegevens van een testcliënt invoeren in het XIS

    • Het landelijk programmabureau heeft de mogelijkheid om een testcliënt te leveren.

  2. Zorgverlener(s) maakt/maken gestructureerde geboortezorggegevens en de zwangerschapskaart in pdf-formaat toegankelijk.

  3. Zorgverlener(s) en Implementatiecoördinator controleren of het toegankelijk maken van de geboortezorggegevens en de zwangerschapskaart is gelukt

    1. wanneer het proces Raadplegen al is geïmplementeerd kan dit via de Viewer

    2. wanneer het proces Raadplegen nog niet is geïmplementeerd, kan er contact worden opgenomen met het programmabureau voor een andere test

Implementatiecoördinator, Zorgaanbieder, Zorgverlener

  • Activiteit 1.4 - “Reserveer tijd van Zorgverlener voor gebruikersacceptatietest” afgerond

  • Fase 3 - “Inrichten Techniek” afgerond

  • Vertegenwoordiger van Zorgverleners geeft akkoord

  1. Instructie Geven

[1 week]

5.1 Training over meest recente release XIS [1 week]

Tijdens activiteit 1.5 is een besluit genomen over de relevantie van het geven van een training over het desbetreffende XIS. Inhoudelijk gaat de training over wijzigingen in de meest recente release van leverancier XIS en de onderdelen die het proces Publiceren mogelijk maken.

  • leverancier XIS geeft training aangaande meest recente release niet gerelateerd aan het proces Publiceren

  • Trainer geeft training aangaande onderdelen gerelateerd aan het proces Publiceren

Implementatiecoördinator, leverancier XIS, Trainer

  • Activiteit 1.5 - “Inplannen training XIS aan Zorgverleners” afgerond

  • Fase 4 - “Uitvoeren Controle” afgerond

  • Zorgverleners weten hoe ze moeten publiceren

  1. In productie nemen

[4 week]

6.1 In productie nemen van het implementatieproces [1 week]

  • Zorgverleners maken gebruik van proces Publiceren

Zorgaanbieder, Zorgverleners

  • Fase 5 - “Instructie geven” afgerond

  • Zorgverleners gebruiken het proces Publiceren in de praktijk

6.2 Beschikbaarheid support vanuit Regionaal Partnerschap gedurende de eerste 4 weken na livegang [4 weken]

  • Support biedt support wanneer nodig

Implementatiecoördinator, Programmabureau

  • Activiteit 6.1 - “In productie nemen van implementatieproces” gestart

  • Er zijn geen openstaande vragen van Zorgverleners

6. XIS specifieke zaken

In dit hoofdstuk zijn een aantal zaken opgenomen die specifiek zijn voor een Zorginformatiesysteem. Dit kunnen specifiek uit te voeren handelingen tijdens de implementatie zijn. Daarnaast zijn de handleidingen van XIS’sen, wanneer deze beschikbaar zijn, hier ook opgenomen.